Tuborg România: Document Management și Workflows pentru îmbunătățirea procesului de aprobare a facturilor de cheltuieli

Compania

United Romanian Breweries Bereprod (URBB), cunoscută și ca Tuborg România, este unul dintre cei mai importanți producători și importatori de bere și băuturi răcoritoare din țara noastră. Compania a intrat pe piața în 1994 și a investit până în prezent peste 195 de milioane USD. Pe piața berii, portofoliul companiei este format în exclusivitate din branduri internaționale premium (Tuborg, Carlsberg, Guinness, Skol, Holsten, Kilkenny etc.).
Începând din 1997 URBB a devenit producător, fiind prima companie de bere din Europa de Est care a dezvoltat un proiect green field, respectiv în Pantelimon, în apropierea Bucureștiului. Fabrica a fost contruită cu o investiție inițială de 55 de milioane de dolari și s-au folosit în totalitate resurse umane și materiale românești. Totodată s-au pastrat cele mai înalte standarde ințernationale de calitate, fabrica fiind una dintre cele mai moderne atât din Romania, cât și din grupul Carlsberg Breweries A/S.

Situația

Pentru a optimza și a îmbunătății procesul de aprobare a facturilor de cheltuieli, Tuborg România a decis implementarea unei soluții software de workflows management system și document management. Obiectivul a fost eliminarea sistemului de lucru tradițional, în care o factură în format hard-copy parcurgea un flux de aprobare “din mana în mana” și gestionarea centralizată a acestora într-o bază de date unică, cu fluxuri de aprobare prestabilite și cu înregistrarea cheltuielilor pe bugete și centre de cost. La momentul implementării proiectului, anul 2013, Tuborg România lucra cu sute de furnizori și deci nevoia de informatizare a procesului și de arhivare electronică a documentelor era mai mult decât stingentă.
Alegerea TotalSoft ca furnizor s-a bazat pe experiența companei în proiecte similare, dar și pe statutul de Microsoft Gold Partner pe care compania îl deține de mulți ani, fiind principalul partener Microsoft pe proiecte CRM și SharePoint.

Soluția

TotalSoft a oferit o soluție software bazată pe Microsoft SharePoint 2010 care înregistrează întregul parcurs al unei facturi de achiziție, din momentul intrării ei în companie și până la plată și arhivarea electronică. Astfel, s-a definit un flux de lucru care urmărește: întregistrarea facturii într-o listă de registratură, scanarea ei și arhivarea electronică după un cod prestabilit, încadrarea pe centre de cost și buget, intrarea pe fluxul de aprobare. După aprobare și plată, factură rămâne în arhiva electronică și poate fi accesată oricând, împreună cu istoricul ei.
Integrarea soluției cu sistemul ERP utilizat de Tuborg, permite extragerea automată a informațiilor din baza de date (sumă, monedă, termen de plată, centrul de cost, status (aprobată/ neaprobată) etc.)
“Soluția tehnică propusă de TotalSoft a corespuns cerințelor noastre într-o manieră foarte eficientă atât din punct de vedere financiar, cât și din punct de vedere al perspectivelor de business” IT Manager, URBB.

Rezultate

• Utilizarea soluției a dus la scurtarea semnificativă a timpul de aprobarea a unei facturi de cheltuieli;
• Prin centralizarea tuturor facturilor într-un sistem unic, s-a obtinut o arhivă electronică ușor și rapid de accesat;
• Urmărirea cu ușurință a stadiului de aprobarea a unei facturi;
• Acces ușor și rapid la copia electronică a facturii;
• Existența unui istoric al facturilor pe fiecarer furnizor în parte, cu situația actualizată la zi;
• Eliminarea acțiunilor umare, consumatoare de timp,  și a evenualelor pierderi de documente;
• Situație centralizată a tuturor furnizorilor și crearea unui nomenclator de coduri unice / furnizor.