Auchan România: Analiza datelor de HR din Auchan este susținută de Charisma Analyzer

Companie
Auchan este una dintre cele mai importante companii de retail din lume, prezentă în 12 țări, prin cele patru divizii ale sale: hipermarketuri, supermarketuri, centrele comerciale Immochan și banca Accord. Grupul numără 616 hipermarketuri și 759 supermarketuri și, în 2010, a avut o cifră de afaceri 42,5 miliarde de euro.

Pe piața din România, Auchan a intrat pe segmentul hipermarketurilor în anul 2006, primul magazin deschis fiind în București. În 2012, Auchan a ajuns deja la un număr de 9 magazine, 145 mil euro cifră de afaceri, 4200 de angajați și o prezență teritorială în 8 orașe mari ale țării.  Planurile de extindere prevăd că până în 2015 rețeaua să ajungă la 15 magazine și la un număr de cca 8000 de angajați.

Situația
De la intrarea pe piață, și ținând cont de planurile de expansiune ale grupului în România, Auchan a căutat o soluție de HR care să susțină activitățile specifice de salarizare și personal. S-a optat pentru Charisma HCM din mai mute considerente: funcționalitățile sistemului acopereau nevoile proprii de hr&payroll iar referințele primite din partea unor jucători importanți din retail certificau că soluția TotalSoft se poate scala la orice dimensiune de business.

În Auchan, departamentul de HR numără 28 oameni, activitatea fiind însă organizată descentralizat. Astfel, salarizarea se adminstreaza la sediul central, iar pentru administrarea de personal sunt repartizați 2-3 oameni de HR în fiecare hipermarket. Activitatea acestora este susținută de modulul de acces-pontaj al Charisma HCM care asigură colectarea informațiilor privind orele lucrate, direct din magazin, prin intermediul unor aparate prevăzute cu citor de cartelă.

Ca orice companie multinationala, Auchan realizeaza anual o raportare către grup, raportare care are și o componenta de HR, axată pe indicatori de performanță, analiza costurilor, dar și pe  profitabilitatea și eficiența angajaților. Aceasta activitate de analiza se adaugă uneia la fel de detaliate, însă interne, pe criterii diferite, solicitată de echipa de management din România.

În aceste condiții, prelucrarea datelor de HR pentru obținerea indicatorilor consumă foarte mult timp și implica un efort periodic intens din partea specialiștilor de HR aflați în sediul central, singurii care aveau o imagine globală asupra efortului alocat managementului resursei umane. “În 2011, procesul de realizare a raportărilor către grup a însemnat o muncă susținută de 1-1,5 săptămâni.”  - Manager Personal și Plăti, implicat direct în activitatea de raportare.

Soluția
Cum întrega activitatea de HR&Payroll a Auchan România era realizată prin Charisma HCM, s-a apelat la TotalSoft pentru a completa infrastructura software cu un sistem de business intelligence care sa susțină partea de raportare. Implementându-se Charisma HR Analyzer, bazată pe cea mai performantă tehnologie în domeniu (Tableau Software), s-a obținut integrarea cu sistemul HR&Payroll din care soluția noastră de analiză preia automat datele oferind o imagine completă asupra dinamicii de personal a companiei: salarii, date personale, cititoare de coduri de bare, sisteme de pontaj, rezultatele programelor de performanță etc.

Practic, în urma configurărilor realizate de TotalSoft, în sistemul de BI se regăsesc toate câmpurile/informațiile din Charisma HCM care pot fi folosite la construirea de rapoarte, printr-ul simplu drag&drop.

În faza de implementare a proiectului, TotalSoft a creat o listă de rapoarte standard anuale, care conțin informații cerute la nivel de grup, dar și un set de rapoarte lunare, cerute de echipa de management din România.

“Aceste rapoarte se actualizează automat, informațiile finale fiind disponibile oricând, fără să mai fie nevoie să strâng date, să compilez sau să verific. Știu sigur că nu pot interveni erori deoarece cele două aplicații comunică automat și în procesul de extragere a informației nu intervine nimic.”  - HR& Payroll Manager, .

Rezultate
“Dacă vreau să vâd cât a fost costul meu salarial pe un anumit an, sau pe mai mulți, deschid Charisma Analyzer și selectez câmpul respectiv iar restul face sistemul. Îmi trage informația necesară din baza de date de HR, mi-o procesează și îmi oferă rezultatul dorit. Dacă anterior o astfel de analiza necesita generarea și compilarea a cel putin 12 rapoarte, riscul de a interveni erori fiind destul de mare, acum informația este disponibilă  imediat, fără nici un fel de intervenție umană”.

Charisma Analyzer nu a adus doar câștig de timp și informație corectă ci și suport real pentru activitatea decizională, soluția fiind disponibilă atât desktop, cât și web, orice angajat Auchan care are drept de acces, poate beneficia de aceste analize de activitate.

Raportarea la nivel de grup se face ușor, prin folosirea unui pachet de indicatori standard actualizați periodic prin interfața web și care pot fi transmiși în orice moment către sediul cental. Și la nivel de România s-a realizat un set de rapoarte standard lunare, utilizatorii care au fost scolarizați pentru folosirea sistemului având posibilitatea să-și creeze un număr nelimitat de analize, conform nevoilor specifice.

Indicatorii de performanță, de exemplu, se realizează pe diverse dimensiuni: categoriile de colaboratori (manageri, angajați, directori) sau plecările din cadrul anumitor familii de poziții. Nivelul performanței înregistrate este afișat în funcție de echivalentul FTE (full-time equivalent).

Pe masură ce soluția este utilizată, apar noi cerinte de dezvoltare, noi idei de analize și rapoarte astfel încât datele HR din Auchan să poată fi analizate din diverse perspective.

“Dacă ne comparăm cu colegii noștri din alte țări, unde în departamentele de HR sunt peste 10  persoane la nivel central, noi, cu câteva persoane, reușim să facem față cerințelor, și asta datorită soluției software care ne scutește de foarte multă muncă manuală.”- HR& Payroll Manager,  .

Studiu de caz realizat în anul 2012.