Carrefour îmbunătățește relațiile cu angajații administrând dosarele de personal cu Charisma Document Management

Compania Carrefour este prezentă în România din anul 2001 și până în prezent a dezvoltat o rețea locală formată din 25 de hypermarketuri și 46 de supermarketuri în care lucrează în total peste 9500 de angajați. Pentru gestiunea acestei forțe de muncă, în cadrul Carrefour România activează un Departament HR structurat pe mai multe arii cheie: Salarizare, Dezvoltare, Recrutare, Comunicare internă, Administrativ. Complementar, la nivelul fiecărui hypermarket există 1-2 persoane dedicate activității de HR care se ocupă de angajări, procesare și actualizare documente specifice etc.

 

Perioada de expansiune economică a atins un vârf în perioada 2008-2009, perioada în care angajații Carrefour România au avut acces facil, ca întreaga piață, la instrumente de creditare. Pentru accesarea acestor servicii financiare salariații aveau însă nevoie de foarte multe copii după documentele de muncă și dosarul de personal (contract de muncă, fișă de post, acte adiționale etc) ceea ce a generat un volum ridicat de activitate în cadrul departamentului HR. La această situație au contribuit, atât numărul mare de angajați ai companiei (cca 8000 în perioada respectivă), cât și complexitatea dosarelor de creditare solicitate de bănci.
 

”O persoană din echipa mea, se ocupa aproape exclusiv de aceste aspecte. Săptămânal, avea nevoie de cel puțin 2 zile pentru copierea documentelor și expedierea lor la magazine. Pentru copierea cărților de muncă nu exista posibilitatea utilizării funcției de alimentare automată a echipamentului, ci acestea se copiau foaie cu foaie. Însă, toate aceste documente trebuiau căutate într-o arhivă cu mii de dosare, ambalate, expediate etc. Era un volum de muncă foarte mare și punea o presiune ridicată pe întreaga echipă, iar termenul de 1-2 săptămâni în care angajații primeau documentele necesare creditării era destul de frustrant pentru mulți dintre aceștia” - HR Manager Carrefour România.

 

Soluția identificată în cadrul Departamentului HR pentru eliminarea latenței în expedierea documentelor către angajați a fost procesarea acestora la nivelul fiecărui hypermarket, mai ales că exista o structură HR în fiecare locație. Pentru aceasta era însă nevoie de o arhivă digitală care să ofere acces în rețea la toate documentele de personal ale angajaților, acestea rămânând în continuare la sediul central așa cum prevede legislația curentă pentru a fi oricând la dispoziția reprezentanților ITM (Inspectoratul Teritorial de Muncă). Mai mult decât o arhivă digitală, era însă nevoie de o soluție pentru managementul documentelor care să faciliteze întreaga activitate.

 

„În cadrul departamentului HR utilizăm Charisma HCM dezvoltată de TotalSoft, iar în acest context am participat la evenimentul anual „Zilele Charisma” unde am aflat despre o soluție de Document Management dezvoltată pentru un alt client, dar care mi s-a părut foarte potrivită și pentru situația noastră cu dosarele de personal ale angajaților. Soluția era dezvoltată pe o platformă Microsoft ceea ce mi-a dat un plus de încredere și am solicitat informații suplimentare” - HR Manager.

 

Prin urmare, în cadrul departamentului HR al Carrefour România a fost luată decizia dezvoltării soluției împreună cu TotalSoft conform procedurilor și fluxurilor interne existente în companie. Soluția urma să asigure procesarea la nivel de hypermarket a dosarelor de personal și să pună bazele unor dezvoltări viitoare.

 

După o perioadă de analiză condusă de o echipă comună, proiectul de implementare a început în noiembrie 2009 și a fost finalizat în februarie 2010. 
 

În prima etapă au fost scanate și indexate documentele de personal, cca 250.000 de pagini, pentru digitizarea arhivei fizice. Această etapă a durat 1-2 luni și a fost gestionată de compania SmartControl care a adus la sediul Carrefour echipamentele și personalul necesar întregului proces. Ulterior, în etapa a doua, TotalSoft a preluat arhiva digitală, a verificat coerența datelor și a importat fișierele în noua aplicație care a fost integrată cu Charisma HCM. Fiecărui angajat înregistrat în Charisma HCM îi este asociat în mod automat un dosar (folder) în centrul de documente. Soluția pentru Managementul Documentelor preia informațiile legate de salariați din Charisma HCM și îi alocă toate documentele aferente contractului de muncă pe mai multe categorii predefinite: acte identitate, acte adiționale și fișe de post, acte studii, carte de muncă, contract de muncă, documente personale, etc.
 

Documentele sunt în format pdf și pot fi accesate și imprimate din orice locație pe baza drepturilor definite în aplicație. Căutarea și identificarea documentelor se face după criterii legate de nume, prenume, ID sau CNP. Noii angajați și transferurile angajaților între magazine sunt gestionate în Charisma HCM care se sincronizează, o dată pe zi, cu aplicația pentru managementul documentelor și sunt automat alocați noilor locații. Documentele noi se încarcă în aplicație la sediul central pe baza unor proceduri ce prevăd corelarea numelor cu CNP-ul pentru evitarea erorilor de alocare. Responsabilii HR de la nivelul hypermarketurilor sunt informați automat prin email cu privire la schimbările apărute în dosarele angajaților pe care îi gestionează.
 

Pe baza funcționalităților din Microsoft SharePoint au fost definite drepturi de acces și intervenție pe documente și au fost generate rapoarte operaționale pe categorii de documente, precum și alerte cu privire la integrarea noilor documente. În cadrul aplicației au fost definiți 35 de utilizatori.

 

 

Beneficiile utilizării soluției au depășit cadrul Departamentului HR și se regăsesc la nivelul întregii organizații. Conform aprecierilor interne acestea ar fi:

Mai mult, echipa departamentului HR este conștientă de funcționalitățile multiple din Microsoft SharePoint și are în vedere extinderea soluției către fluxurile de lucru.
 

,,Prin utilizarea Charisma Document Management am eliminat activitatea de copiere a documentelor, o activitate repetitivă mare consumatoare de timp. Acum avem o soluție modernă și rezolvăm promt și eficient solicitările salariaților, iar personalul departamentului se poate focaliza pe activități calificate de management HR.” - HR Manager Carrefour România.

 

 

Studiu de caz realizat în anul 2012.