Daw Bența: Ce nu este în Charisma, nu există!

Am reușit să creăm un flux de lucru clar care automatizează întrega activitate de aprovizionare și livrare dintre sediul central, depozite, puncte de lucru și furnizorii externi astfel încât să știm în fiecare moment care este situația vânzărilor și a stocurilor.

- Information Technology Project Manager

Daw Benta

Compania
Daw Bența România a luat ființă în anul 2001 ca urmare a asocierii companiei DAW Germania cu grupul de firme Bența. Compania s-a specializat rapid pe activități de import, producție, distribuție şi export de materiale profesionale pentru finisaje în construcţii, toate derulate sub mărcile CAPAROL, CAPATECT, ALPINA, DISBON, NERCHAU. În numai câțiva ani de la debut, Daw Bența a reușit să se poziționeze în topul principalilor jucători ai pieței de lacuri și vopsele decorative din România. În anul 2011, conform Ziarului Financiar, Daw Bența ocupa locul 7, cu o cifră de afaceri de peste 17 mil Euro și o echipă de 252 angajați.

Afacerea Daw Bența este susținută de 2 fabrici care produc tencuieli, vopsele și polistiren și 4 depozite de distribuție aflate în București, Sancraiu de Mureș, Cluj Napoca și Timișoara. De asemenea, compania a introdus pe piața românească conceptul de Showroom CAPAROL care numară astăzi 30 de magazine, prezente în principalele orașe ale țării. Prin intemediul acestora, oferta de produse pentru finisaje în construcţii și ideile inovative de decorare a spatiilor interioare și exterioare bazate pe materialele sale ajung la clienții finali.

Situația

Până în anul 2006, Daw Bența utiliza pentru gestiunea activității sale un software al carui principal dezavantaj era acela de a nu putea fi integrat cu aplicația care rula pe mașinile de colorat vopseaua. În lipsa unui modul care să prelucreze rețetele și să le importe în baza de date, orice actualizare a rețetelor era extrem de greu de realizat și implica asistență din partea furnizorului de software. Fiecare produs putea avea 3 forme de ambalare și, în funcție de paletarul de culori, pentru fiecare dintre acestea se puteau genera 100 de rețete. Pe un singur produs se putea deci ajunge la 300 de rețete care, neputând fi stocate în sistem, dădeau complet peste cap lista de prețuri. “Ajunsesem la o listă de prețuri care cuprindea 80 000 de articole, din care 70 – 80% erau inutile, nu le foloseam niciodată”, apreciază dl. Ioan Lazslo Dan, Manager Proiecte Informatice, Daw Bență.

Odată cu dezvoltarea firmei și înființarea departamentului de coloristică, numărul rețetelor aflate în paletarele de culori Caparol, dar nu numai, a crescut simțitor și continuarea derulării activității fără o integrare a sistemului financiar cu cel de producție risca să blocheze activitatea companiei.

Deoarece sistemul software utilizat la acel moment era incomplet și avea lacune în ceea ce privește evidența stocurilor companiei sau corelarea prețurilor cu fiecare produs / rețetă s-a luat decizia schimbării întregului sistem.

Soluția

Charisma ERP a fost preferată în detrimentul unei soluții internaționale din rațiuni de personalizare (dezvoltarea unui modul de producție pe specificul activității sale), dar și de costuri de implementare. “În alegerea soluției TotalSoft a contat foarte mult și disponibilitatea companiei de a personaliza întreg procesul de implementare conform specificului nostru” mărturisește dl Ioan Laszlo-Dan, Manager Proiecte Informatice.

Soluția implementată de Daw Benta are mai multe componente, fiecare gestionând o anumită parte a business-ului ca în final, informația să se regăsească într-o singură baza de date. Astfel Charisma ERP acoperă prin modulele specifice activitatea financiar-contabila, de gestiune stocuri, achiziții, vânzări și mijloace fixe, pe cea de producție, printr-un modul dedicat care comunică cu aplicația funcțională pe mașinile de colorare automatizând gestionarea rețetelor și corelarea lor cu lista de prețuri.

În plus, activitatea de distribuție poate fi urmărită îndeaproape prin modulul de management al depozitelor care, integrat în Charisma, permite gestionarea unitară a produselor, indiferent de locația depozitului, de la recepție, inventariere și până la livrarea lor.

Pentru a oferi informații agregate și rapide departamentului comercial, Daw Bența utilizează soluția de business intelligence, Charisma Analyzer, care susține procesul de analiză a indicatorilor de performanță financiară și de vânzări.

Rezultate

Beneficiul major obținut în urma implementării Charisma a fost automatizarea transmiterii informațiilor între mașinile de colorat și sistemul financiar contabil și posibilitatea descărcării de gestiune în zona de colorare. “Acum, descărcarea de gestiune din Charisma este corelată cu descărcarea fizică bazată pe rețetele din mașinile de colorat. Nu mai avem gestiuni scriptice și gestiuni fizice ci o singură situație de gestiune care ne arată stadiul exact al producției cu costurile aferente.” declară Information Technology Project Managerul.
S-a obținut automatizarea generării unui articol compus în Charisma, fără să mai fie necesară intervenția umană, verificări in mai multe sisteme, introduceri de date etc. Practic, produsul colorat se generează în Charisma în momentul ofertării sau în momentul lansării comenzii, având atașat calculul de preț și discountul;
Întreaga activitate logistică și comercială din companie s-a uniformizat, organizându-se pe baza unor proceduri complete. “Am reușit să creăm un flux de lucru clar care automatizează întrega activitate de aprovizionare și livrare dintre sediul central, depozite, puncte de lucru și furnizorii externi astfel încât să știm în fiecare moment care este situația vânzărilor și a stocurilor” susține Managerul de Proiecte Informatice al Daw Benta.

Baza de date unică și sistemul de raportare complex, permit urmărirea corectitudinii înregistrărilor, simplificând activitatea departamentului de controlling.
Implementarea soluției de management al depozitelor a avut ca efect eliminarea greșelilor de livrare, a prețurilor eronate și a redus semnificativ timpul de vânzare și livrare. Din momentul primirii cererii de ofertă până la facturarea și livrarea propriu-zisa a produselor, toți pașii se regasesc în sistem.
Procesul de colorare este un proces de producție important și se regăsește în Charisma “În momentul în care pe mașina de colorat se face un up-date al rețetelor, acest up-date se realizează automat și în Charisma eliminându-se astfel orice discrepanță dintre producție și descărcarea de gestiune.” mărturiseștereprezentantul daw Bența.

Studiu de caz realizat în anul 2013.