Charisma angajaţilor Continental Hotels este susţinută de TotalSoft

Compania
Aparut în 1991, Continental Hotels este primul lanţ hotelier din România. În prezent dispune de o reţea de 14 hoteluri situate în cele mai importante oraşe ale ţării şi de o echipă de peste 1000 de angajaţi. Conform strategiei de dezvoltare care include creşterea numărului de locaţii, se preconizeaza şi o creştere, chiar o dublare, a numărului de angajaţi în următorii 3-4 ani.


Situaţia
Compania utiliza o altă soluţie software care nu permitea un mod de lucru centralizat, fiecare hotel avea propria bază de date iar echipa de HR din sediul central pierdea foarte mult timp cu centralizarea acestora. Problemele erau aşadar legate, pe de o parte, de dublarea efortului uman implicat în activitatea de HR şi salarizare şi, pe de altă parte, de neconcordanţa datelor ( de exemplu, în bazele de date ale hotelurilor din ţară apăreau funcţii care nu erau în nomenclator, făcând imposibilă obţinerea unei situaţii unitare).

Volumul de muncă implicat de toate aceste activităţi rutiniere împiedica departamentul de resurse umane să se focuseze pe activităţile cu adevărat importante precum: dezvoltare organizaţională, iniţierea unor programe de training, evaluarea performanţelor, etc.


Soluţia
Încă din anul 2000, Continental Hotels a implementat sistemul pentru managementul resurselor umane - Charisma HR. Această aplicaţie se integrează cu sistemul Charisma ERP, compania beneficiind astfel de o soluţie completă pentru gestionarea întregii activităţi a lanţului hotelier.

Charisma HCM conţine atât modulele destinate departamentului (resurse umane, salarizare, acces – pontaj) cât şi modulul HCM Portal destinat angajaţilor (aplicaţie web care facilitează comunicarea dintre departamentul HR şi angajaţi, aceştia din urmă putându-şi accesa direct datele personale).

“La acea dată am văzut mai multe soluţii şi, dacă pentru partea de salarizare care este previzibilă puteam alege din mai multe softuri, pentru cea de resurse umane, care ne interesa în mod deosebit, cea mai bună soluţie a fost Charisma HCM.”.


Rezultate
Din momentul implementării sistemului TotalSoft, compania a început să se concentreze mai mult pe partea de resurse umane, prin activităţi de evaluare a performanţelor, centralizarea şi unificarea datelor despre angajati, efectuarea raportărilor comune, analiza fluctuaţiilor de personal şi tot felul de alte situaţii despre resurse umană care înainte nu se puteau realiza.

Este interesant faptul că, deşi specificul hotelier presupune ca doar o mica parte din personal să aibă acces la un calculator, acest lucru nu a reprezentat un impediment în vederea implementării noului mod de comunicare impus de HCM Portal - aplicaţia web care facilitează comunicarea dintre departamentul HR şi angajaţi, aceştia din urmă putându-şi accesa direct datele personale.

“Avem locaţii în care am amenajat un spaţiu special, dotat cu un calculator pe care am instalat HCM Portal pentru ca angajaţii să-şi poată accesa în orice moment datele” - reprezentant Continental Hotels.

În momentul de faţă structura departamentului de HR include 7 oameni la sediul central, din care 4 fac recrutare, şi câte unul în fiecare locaţie, toţi lucând cu sistemul Charisma HCM.
“Charisma HCM ne ajută foarte mult în activitatea noastră şi nu am simţit niciodată  nevoia să-l schimbăm, cu atât mai mult cu cât compania lucrează şi cu sistemul ERP al TotalSoft”.

Pentru automatizarea activităţilor şi degrevarea personalului s-au configurat centre de cost comune, HR-ul cu departamentul de contabilitate, datele salariale, de exemplu, ducându-se direct în buget, compania având tot timpul o imagine completă a acestuia. Mai mult, cele doua soluţii fiind integrate, departamentul de HR poate prelua şi alte cheltuiei din Charisma Enterprise (soluţia ERP), care nu-i sunt specifice, deci nu trec prin el, putându-se realiza într-un timp foarte scurt tot felul de analize şi rapoarte necesare mangementului şi nu numai.

Din partea a doua a anului 2008, departamentul a preluat toate cărţile de muncă ale angajaţilor. Volumul de muncă s-a mărit, la fel şi informaţiile pe care sistemul Charisma le prelucrează, performanţa acestuia fiind deosebit de importantă.

“Personal am planuri mari legate de sistemul Charisma. De exemplu, vreau să leg aplicaţia de site-ul nostru pentru a putea prelua automat cv-urile postate pe acesta. De asemenea, legat de training şi evaluări vreau să exploatăm mult mai mult aceste laturi, atât din punct de vedere al softului cât şi din punct de vedere organizatoric.”

Trăgând linie, după mulţi ani de utilizare a sistemului şi de colaborare cu TotalSoft, reprezentantul Continental Hotels concluzionează: “în toţi aceşti ani cred că foarte importantă a fost colaborarea cu echipa TotalSoft pentru că ea reprezintă de fapt sursa din care îşi trage seva sistemul informatic.”

Studiu de caz realizat în anul 2008.