Charisma ERP pentru retail unește cele trei branduri ale grupului OTE: Cosmote, Germanos și Romtelecom

Cosmote și Germanos au implementat Charisma iar beneficiile au fost imediat vizibile. Am obținut o bază de date centralizată pentru toate magazinele, s-a eficientizat timpul alocat managementului stocurilor şi gestiunii activităţii de retail şi ne-am putut concentra pe analiza detaliată a vânzărilor.

- IT Manager

Germanos

Compania
Compania Germanos, partener Telekom Romania, a fost înfiinţată în anul 1980, primul magazin fiind deschis în Atena. În 2003, devine dealer pentru mai mulți operatori de telefonie mobilă COSMOTE, OTE, TIM și Vodafone, fapt care determină expansiunea companiei.

1992 marchează startul procesului de extindere a companiei în țările Est Europene: Cipru, România, Bulgaria, Polonia, FYROM, Ucraina. În 2006, Germanos este achiziționat de Grupul COSMOTE cu scopul consolidării poziției în Balcani.

În România, Germanos este prezent din 1996, devenind principala reţea de retail şi distribuţie de produse şi servicii de telefonie mobilă. Reţeaua de magazine Germanos are peste 220 de unităţi specializate în comercializarea de produse şi servicii de telefonie mobilă, precum şi alte produse digitale sau asociate: telefoane fixe, camere foto şi video, carduri de memorie, respectiv de servicii de telefonie mobilă COSMOTE, fixă şi de Internet de la Romtelecom.

În 2009, Germanos Telecom România şi Cosmote Romanian Mobile Telecommunication îşi unesc forțele şi funcţionează sub acelaşi management.

Situaţia
Până în 2003, anul implementării soluţiei Charisma ERP, Germanos utiliza “coala” din Excel drept una dintre uneltele de bază pentru administrarea activităţilor de vânzare din întreaga ţară. Analizele interne au demonstrat că acest lucru limita dezvoltarea sau gestionarea eficientă a companiei şi din acest motiv s-a decis migrarea pe o soluţie de tip ERP, cu un grad mare de flexibilitate, pentru a-i susţine activitatea.

Procesul de selecţie şi negociere a durat trei luni, după care cinci luni au fost alocate implementării Charisma ERP. Soluţia a fost instalată şi migrarea pe aceasta s-a facut “live”, fără utilizarea în paralel a aplicaţiei anterioare. Practic, din ziua respectivă, magazinul a trecut la noua soluţie, istoricul fiind ulterior introdus. Reţeaua Germanos a migrat efectiv în numai câteva zile către soluţia Charisma. Această performanţă a fost posibilă după aproape o jumătate de an de pregătiri şi teste. Germanos a optat la acel moment pentru lucrul offline al magazinelor, cu replicări dese astfel încât să fie asigurată continuitatea activităţii.

„Ceea ce a fost aparte la Germanos, faţă de alte proiecte, a fost implementarea soluţiei. Compania termina vânzările pe 31 decembrie, pe vechea aplicaţie, iar noi trebuia să pornim cele aproape 70 de magazine (câte avea lanţul în 2003) pe noua soluţie, pe 3 ianuarie. Evident, totul fără a da peste cap vânzările clientului“, declară Liviu Drăgan, Director General TotalSoft.

În urma unei decizii la nivel de grup, care a avut ca obiectiv uniformizarea activității financiar contabile, Germanos a trecut din 2006 la sistemul SAP. Pentru activitatea de retail însa, compania a rămas fidelă sistemului Charisma ERP, considerându-l “un modul foarte bun pentru nevoile noastre“, - IT Manager Germanos. Doi ani mai târziu, odată cu trecerea pragului de 200 de magazine, a apărut nevoia stringentă de a transfera activitatea acestora în modul de lucru online.

“Ajunsesem cea mai mare rețea de retail din România și nu mai puteam gestiona 200 de baze de locale, chiar dacă replicările se făceau la intervale clare de timp și în mod automat. Am inițiat atunci, împreună cu TotalSoft, un proiect major care a presupus trecerea activității în online, dar și extinderea modulului Charisma Retail cu noi facilități”, IT Managerul Germanos.

Soluţia
Dimensionarea nevoilor hardware pe care le solicita trecerea activității magazinelor în modul de lucru online a fost o primă provocare. În România nu exista un precedent, un lanț la fel de mare, care să se poată folosi drept reper sau termen de comparaţie. Trecerea de la lucrul offline la cel online cu soluţia Charisma Retail a durat aproximativ 3 luni, timp în care s-au făcut toate ajustările necesare funcționării lanțului fără incidente.

În 2009, odată cu intrarea Germanos în grupul OTE, din care mai făceau parte COSMOTE România și Romtelecom, compania și-a diversificat serviciile, adăugând portofoliului său și încasarea facturilor emise de cei doi provideri de comunicații.

În Charisma Retail s-au dezvoltat imediat funcționalități care să permită încasarea acestor facturi, realizându-se în același timp și integrarea sistemului cu bazele de date ale clienţilor COSMOTE și Romtelecom. Pe măsura extinderii serviciilor oferite de către magazinele Germanos în numele COSMOTE, Charisma Retail s-a adaptat, facilitând permanent accesul rapid la informație, precum și acuratețea datelor înregistrate. Practic, orice produs nou pe care îl lansează COSMOTE pe piață atrage automat o nouă integrare în Charisma, ceea ce înseamnă aproximativ 8-10 integrări noi în sistem în fiecare an.

Pentru o mai bună gestionare a serviciilor de garanție și post-garanţie oferite de Germanos, în Charisma s-a dezvoltat facililitatea de urmărirea a IMEI-urilor (sistem de identificare specific telefoanelor mobile) și a Serial Number-ului astfel încât acestea să poată fi gestionate end-to-end în sistemul ERP, în cel de depozit (WMS) și în cel de Retail (Charisma).

Rezultate

Trecerea activității magazinelor în mod de lucru online a însemnat, în primul rând, o singură baza de date, gestionarea mult mai ușoară și mai rapidă a tuturor resurselor necesare magazinelor, posibilitatea raportării în timp real la nivel de magazin/gestiune, dar mai ales la nivel de lanț. “Am redus cu 50% timpul alocat refacerii unui sistem în cazul unui eventual incident care ar fi implicat pierderea de informații”- IT Manager Germanos.

Față de anii precedenți, s-a redus foarte mult timpul alocat procesului de vânzare. “Avem, într-un singur sistem, o mulțime de date pe care le putem oferi clienților. Informații despre planul tarifar pe care îl au și extraopțiunile pentru care pot opta, încasarea facturilor, istoricul ultimelor trei facturi etc.”, - IT Manager Germanos.

Interfațarea cu sistemul ERP a fost facilitată semnificativ, toate informațiile privind prețurile și articolele noi fiind acum disponibile utilizatorilor finali în timp real, fără să mai necesite o replicare în 200 de baze de date.

Prin integrarea cu bazele de date ale clienților providerilor din grup (COSMOTE, Romtelecom, Telemobil), magazinele Germanos au putut să încaseze facturile emise de aceștia doar pe baza verificării numărului de telefon sau a codului de abonat, fără să mai fie nevoie de hardcopy-ul facturii. “În urma integrării, prin Charisma Retail accesăm în timp real datele ultimei facturi emise de operatorii din grup. Prin magazinele noastre se fac zilnic între 15.000 și 20.000 de încasări, piața românească fiind de altfel cea mai prolifică piață din grup din acest punct de vedere”, explică IT Managerul Germanos.

Încheierea de abonamente noi se facturează din Charisma Retail, iar detaliile privind discounturile care se pot acorda clienților, planurile tarifare sau promoțiile sunt accesate de operatorii din magazin prin intermediul interfețelor dezvoltate de TotalSoft. “Prin automatizarea transferului de informații, am securizat sistemul, operatorul din magazin nu poate modifica în niciun fel discountul oferit și, deci, posibilitatea de a greși este eliminată. De asemenea, am obținut o ușurință în compararea rapoartelor la sfârșit de perioadă între companiile în numele cărora oferim servicii”, - IT Manager Germanos.

Prin înregistarea IMEI-urilor în Charisma, echipa de service are acces la informații privind data la care a fost vândul telefonul, în ce magazin, ce alte defecțiuni a mai avut, dacă mai sunt cazuri de defecțiuni similare la modelul resprectiv etc., oferind tehnicianului care se ocupă de depanare o “fişă electronică a pacientului”.

Sistemul face automat o propunere de necesar de stoc, pe care utilizatorul o compară cu cea realizată de Project Manager, ca în final să realizeze comanda într-un timp mult mai scurt și cu o acuratețe mult mai mare.

Aplicația poate fi accesată de pe orice sistem din magazin, orice defecțiune de natură hardware neinfluențând vânzările. “Cred că utilizarea Charisma Retail în magazinele COSMOTE, Germanos şi Romtelecom reflectă cât se poate de clar rapiditatea, securitatea şi flexibilitatea acestui sistem”, - IT Manager Germanos.

Studiu de caz realizat în anul 2013.