Pet Product și Charisma ERP

Compania
Pet Product operează un lanţ de 60 magazine în România sub brand-ul Animax, cea mai mare reţea de pe piaţa autohtonă de profil, şi acoperă activitatea de import, retail şi distribuţie a hranei, produselor şi accesoriilor destinate animalelor de companie, integrând totodată şi o ofertă variată de animale vii. Anul 2009 a însemnat o cifră de afaceri de aproape 9 milioane de euro, un preambul al strategiei îndrăzneţe din 2010, an în care expansiunea s-a materializat prin deschiderea a 13 magazine noi şi a celui de-al treilea depozit deţinut de companie.


Situaţia
Obiectivele Pet Product au fost întotdeauna ambiţioase, fapt care a şi condus la decizia schimbării sistemului informatic cu o soluţie cu care să-şi poată urmări corect activitatea financiar–contabilă, de retail şi de distribuţie, în condiţii care să asigure atât un control eficient al activităţii, cât şi ordonarea şi optimizarea fluxurilor de operaţiuni. În 2008 compania utiliza o soluţie dezvoltată în Delphi care în magazine funcţiona off-line, replicarea datelor făcându-se la intervale mari de timp (săptămânal). Acest mod de lucru era unul incomplet, cu multe neajunsuri: lipsa unei imagini unitare, consolidate şi corecte a vânzărilor şi a stocurilor din fiecare magazin, inconsistenţa datelor, imposibilitatea realizării unor rapoarte de activitate în timp real care să susţină procesul decizional etc. Toate acestea, coroborate cu o performanţă redusă a platformei software, au impus luarea unei decizii strategice, cu impact major asupra întregii afaceri şi cu un ridicat coeficient de risc. A fost o decizie curajoasă, luată în plină criză financiară mondială, când toate companiile acorda o atenţie sporită investiţiilor şi costurilor, manifestând o prudenţă ridicată în bugetarea sau aprobarea unor astfel de cheltuieli.


Soluţia
“Am avut de ales între a actualiza softul pe platformă SQL sau a căuta o soluţie care să ne ofere din start facilităţile de care avem nevoie. Am ales a doua variantă. Charisma ERP a fost ultima soluţie vizionată, moment la care ştiam deja ce vrem dar şi ce facilităţi trebuie să ofere o soluţie ERP adevarată. Ce ne-a convins? La prezentarea Charisma noi începeam frazele şi echipa TotalSoft le termina, a fost chimia aceea necesară unei relaţii de succes.”

În urma analizei interne privind procesele care trebuiau susţinute şi deservite de noua soluţie, şi luându-se în calcul amploarea şi complexitatea acestora, precum şi specificitatea dată de segmentul de piaţă în care se desfăşoară activitatea companiei, s-au stabilit modulele Charisma necesare  acoperirii tuturor fluxurilor de operaţiuni.

Implementarea Charisma pe specificul Pet Product a însemnat alegera unor module necesare atât pentru partea de back-office (contabilitate, financiar, achiziţii, comerţ exterior, stocuri, vânzări, mijloace fixe, bugete, business intelligence, managementul flotelor, logistică etc) cât şi cea de front-office (retail, automatizarea forţei de vânzari, managementul depozitului), totul într-o singură bază de date, care să răspundă prompt şi cu informaţii corecte, tuturor solicitărilor.  

Impactul major al implementării Charismei a fost în primul rând trecerea la funcţionarea on-line a tuturor magazinelor şi accesarea informaţiilor în timp real privind vânzările, situaţia comenzilor sau a stocurilor celor peste 5000 de produse aflate în fiecare magazin. S-a prevăzut şi situaţia  întreruperii conexiunii la internet, caz în care toate staţiile trec în modul de operare off-line, replicarea făcându-se automat la momentul revenirii conexiunii, activitatea continuând astfel fără sincope.

S-a reuşit şi automatizarea procesului de aprovizionare atât din depozitele proprii, cât şi de la cele ale furnizorilor, prin dezvoltarea unei funcţionalităţi noi care permite realizarea comenzilor on-line, ducând astfel la o scădere a timpului de prelucrare şi procesare a informaţiei. În spatele soluţiei stă un algoritm care emite automat o propunere de comandă pe baza unor criterii clar stabilite (vânzări realizate, stocului, previziuni etc).

S-au automatizat şi procesele utilizate de forţa de vânzări prin implementarea modulului SFA (Sales Force Automation) al Charisma şi dotarea agenţior cu PDA-uri. Avantajul îl reprezintă, în acest caz, disponibilitatea direct pe teren a informaţiilor în timp real privind stocurile, listele de preţuri segmentate pe categorii de produse şi clienţi etc.

O componentă considerată „asul din maneca” al sistemului livrat de TotalSoft a fost soluţia de business intelligence, Charisma Analyzer. Marele avantaj al acesteia constă, potrivit Preşedintelui Pet Product, în uşurinţa şi rapiditatea cu care se pot realiza diverse rapoarte şi statistici. Automatizarea raportărilor interne, realizarea unor analize în profunzime şi posibilitatea creării unor topuri pe diverse criterii (magazinul cu cele mai mari vânzări, produsul cel mai bine vândut, agentul cel mai eficient etc.) a făcut ca activitatea de analiză şi raportare să fie mult mai complexă şi să se realizeze într-un timp mult mai scurt. Un raport care anterior necesita o cantitate mare de muncă manuală (uneori chiar şi de o săptămână), acurateţea datelor neputând fi garantată, se poate realiza acum în mai puţin de 5 minute, datele extrăgându-se automat din baza de date ERP.

„Avantajul net al Charismei Analyzer este că, o dată ce a fost creată baza unui raport, acesta se actualizează automat, eliminându-se astfel activităţile repetitive şi orele pierdute pentru actualizarea situaţiei. Totodată, ne putem baza pe acurateţea datelor obţinute.” -  President & CEO  Pet Product.


Rezultate
Rezultatele implementării soluţiei Charisma se văd deja, activitatea din magazine s-a schimbat, operarea on-line permiţându-i fiecărui magazin să primească permanent informaţii referitoare la stoc, care este cel mai apropiat depozit de unde se poate aproviziona, timpul de livrare, volumele zilnice de vânzări pe fiecare punct de lucru etc.

Privind în urmă, decizia de a alege Charisma şi TotalSoft s-a dovedit a fi o alegere inspirată. Stabilitatea ERP-ului, echipa de implementare şi mentenanţa pe de o parte, implicarea, hotărârea şi efortul Pet Product, pe de alta parte, au fost ingredientele unei reţete de succes.

“Charisma ne dă siguranţa ca avem suportul unei  soluţii software puternice şi capabile să ne susţină dezvoltarea. Charisma şi TotalSoft au eliminat incertitudinile legate de funcţionalitatea sistemului, fiabilitatea sau stabilitatea acestuia, oferindu-ne posibilitatea de a ne concentra preponderent asupra afacerii.” concluzionează  -  President & CEO  Pet Product​.

Studiu de caz realizat în anul 2010.