Charisma HCM eficientizează şi reduce costurile la Alexandrion Grup România

Compania
Alexandrion Grup România este formatorul pieţei de brandy din România şi liderul acesteia, cu un market share de 41 %. Compania este deţinătoarea celei mai moderne linii de producţie din Europa de Sud Est, în care a investit nu mai puţin de 12 milioane de Euro, cu o capacitatea de producţie de 300.000 de 9L cases/lună. Cu o echipă de 300 de angajaţi, dintre care  numai forţa de vânzări şi marketing numără aproapre 150 de oameni, perfecţionarea resurselor umane este o provocare continuă de eficientizare şi optimizare atât a managementului capitalului uman, cât şi a costurilor. Care a fost soluţia găsită de Alexandrion Grup România pentru a obţine aceste rezultate am aflat-o stând de vorba cu dna Mihaela Ciufecu, Legal Director şi responsabil de resurse umane.

Situaţia
Până în primavara acestui an, Alexandrion Grup România externaliza partea de Resurse Umane către un furnizor care oferea astfel de servicii. Cu toate acestea, avea 2 persoane în departamentul de HR care se ocupau de culegerea datelor, de introducerea lor în sistem şi transmiterea către furnizorul care, practic, avea rolul de a finaliza activitatea (calcula salariile şi depunea declaraţiile la instituţiile abilitate ale statului). Situatia nu era doar consumatoare de timp şi de resurse ci mai avea şi inconvenientul unor costuri ridicate, comparativ cu rezultatele, plătite furnizorului de servicii. În plus, obţinerea informaţiilor se făcea cu întârziere şi uneori datele erau eronate, situaţie care trebuia urmărită şi corectată de societate.


Soluţia
Pentru a remedia situaţia, compania a realizat un studiu în vederea identificării celei mai bune soluţii care putea fi adoptata în vederea eficientizării activităţi de HR & Payroll şi a reducerii costurilor. Rezultatele au arătat că o gestionare in-house a acestei activităţi, folosind un software specializat,  ar fi fost mult mai rentabilă şi ar fi oferit avantajul ţinerii sub control a acestor aspecte.

A urmat o cerecetare de piaţă pentru identificarea soluţiei potrivite, lunâdu-se în calcul facilităţile oferite de sistem, flexibilitatea şi uşurinţa utilizării lui, precum şi gradul de acoperire a  legislaţie şi a cerinţelor specifice de raportare impuse de  statul român. Un alt criteriu important a fost posibilitatea integrării soluţiei cu sistemul de management financiar-contabil SAP, utilizat de companie, pentru a asigura trasabilitatea datelor la nivelul întregii companii, nu doar la nivel de departament.
“Ne-am oprit la Charisma deoarece ni s-a părut ca este programul care raspundea cel mai bine nevoilor noastre. Am luat în calcul, fireşte, şi raportul calitate-preţ.” apreciza dna Ciufecu.

TotalSoft a oferit o soluţie strict pe nevoile Alexandrion, o soluţie ce înglobează module specifice gestionării activităţii de resurse umane, payroll, declaraţii obligatorii către stat, rapoartare internă şi către ITM. În urma implementării s-a obţinut o bază de date unică, cu toate informaţiile centralizate, eliminându-se procesul greu de obţinere a unui raport privind personalul, bugetul de salarii, orelor lucrate, a pontajului etc. Portarea datelor în Charisma, privind istoricul tuturor angajaţilor, a oferit companiei o imagine clară şi în timp real asupra traseului fiecărui angajat, indiferent de locaţia în care lucrează, vechimea în companie sau poziţia pe care o ocupă.

“Din punctul meu de vedere, un lucru extrem de important, obţinut în urma implementării Charismei, este organigrama actualizată la zi, şi nu mă refer la imaginea în sine ci la poziţia fiecărui om din companie, ca centru de cost, cu întreg istoricul în spate.”      


Rezultate
După implementarea Charisma, echipa de HR a crescut cu o persoană  însă au scazut costurile per întreg departamentul datorita integrării activităţilor care înainte se împărţeau, uneori suprapunâdu-se, între furnizorul de servicii şi departamenul de HR. S-au redus timpii de reacţie la cererile managementului,  activităţile redundante, timpul de calcul al salariilor şi cel de obţinerea a rapoartelor, toate datorită accesului imediat la informaţie. De asemenea, a crescut numărul de rapoarte şi acurateţea informaţiilor  datorită posibilităţii configurării acestora de către utilizatori, în funcţie de nevoi. Raportările către instituţiile statului se fac din sistem, direct în formatul impus de autorităţi, toată munca cu colectarea şi transmiterea informaţiilor fiind eliminată.

“Pe lângă reducerea semnificativă a timpilor de obţinere a infomaţiilor, am  eliminat şi lacunele de comunicare dintre departamentul de HR şi cel de contabilitate şi am obţinut un control real al activităţii. Per total, implementarea Charismei a contribuit la optimizarea întregii noastre activităţi.”