Charisma HCM gestionează managementul resurselor umane la filiala Villeroy & Boch din România

Compania
Mondial Lugoj este o companie producătoare de obiecte sanitare, cu o tradiţie de 40 ani şi un portofoliu de produse apreciat la nivel internaţional. În 1996, Mondial Lugoj a fost achiziţionată de către concernul german Villeroy & Boch AG, care a preluat pachetul majoritar de acţiuni, transformând producătorul român în cea mai mare unitate de producţie a grupului, alături de fabrica din Ungaria. Astfel, Mondial a ajuns la o cifră de afaceri de 26 mil eur, un număr de 850 de angajaţi, şi o linie de producţie cu o capacitatea de 100.000 de piese pe lună.   

Începând cu anul 1996 şi până în prezent, Villeroy & Boch AG a investit masiv în dezvoltarea întreprinderii de la Lugoj. Investiţiile principale s-au axat în producţia obiectelor sanitare din porţelan, unde tehnologia de fabricaţie a fost modificată în proporţie de 90%  faţă de cea existentă la momentul achiziţiei. De asemenea, s-a investit şi în infrastructura software optându-se pentru SAP, în cazul activităţii financiar contabile, soluţie standard la nivelul grupului. În paralel cu realizarea investiţiilor a avut loc un transfer de cunoştinte de specialitate, inclusiv asigurarea şcolarizării permanente a personalului atât în ţară cât şi în străinătate.


Situaţia
În 2008, s-a demarat proiectul de revizuire şi modernizare a proceselor de HR şi a modului în care activităţile specifice departamentului erau realizate. S-a evaluat inclusiv sistemul informatic, o aplicaţie dezvoltată in-house, care acoperea doar activitatea de salarizare. Procesul de salarizare necesita efortul a 4 oameni care, timp de 2 zile, lucrau exclusiv la calculul salarial, fiecare fiind responsabil pentru salariile a câtorva sute de oameni. Urma apoi consolidarea informaţiilor, ajungându-se des la situaţia lucrului peste program pentru a încheia activitatea la timp.  

Informaţiile privind resursele umane erau gestionate într-un fişier excel din care, lunar, se extrageau date pentru a fi completate manual într-un formular de raportare standard, cerut de headquarter-ul din Germania. În aceste condiţii, deşi raportarea era sumară, limitându-se la informaţii strict de evidenţă numerică a angajaţilor, se pierdea mult timp cu completarea şi verificarea datelor.

S-a decis atunci achiziţionarea unui software de HR&Payroll specializat, care să înlăture toate aceste neajunsuri. Procesul de achiziţie a sistemului a urmărit trei criterii clare: noua aplicaţie software trebuia să unească într-o singură bază de date salarizarea şi HR-ul, să susţină crearea unei baze de date complexe, care să conţină toate informaţiile privind angajaţii, şi să ofere o interfaţă de integrare cu sistemul SAP pentru raportările la nivel de grup.

„Ţinând seama de cerinţele speciale ale companiei Villeroy & Boch, trebuia să ne asigurăm că nu vom avea nici o problemă implementând o aplicaţie românească. Alegând Charisma HCM ne-am asigurat că vom putea îndeplinii toate criteriile stabilite, cu atât mai mult cu cât aplicaţia TotalSoft se interfaţa deja cu SAP, iar din punct de vedere financiar am beneficiat de cel mai bun raport calitate-preţ.” apreciază  HR Managerul Mondial SA.


Soluţia
Implementarea Charisma HCM în cadrul Mondial a fost o provocare pentru ambele echipe deoarece compania îşi desfăşoară activitatea la foc continuu aspect care se reflectă într-o serie de elemente de pontaj şi de calcul salarial specifice. De exemplu, calculul salarial se face pe mai multe categorii: angajaţi care lucrează în acord individual, anagajaţii care sunt plătiţi în funcţie de numărul de ore lucrate sau angajaţi plătiţi conform unui salariu fix negociat. Toate aceste excepţii au trebuit dezvoltate şi integrate în Charisma.

„Am integrat în Charisma inclusiv funcţionalităţi pentru calculul bonusurilor de performanţă şi de calitate astfel încât să dispunem de aceste informaţii rapid, în mod centralizat, printr-un singur click în sistem".

Sistemul Charisma HCM, adaptat nevoilor Mondial, mai include şi modulul de acces-pontaj, care va furniza, începând cu luna ianuarie 2011, informaţiile din pontaj necesare calculului salarial, precum şi modulele de training, de audit şi de recrutare. Soluţia furnizată de TotalSoft oferă astfel avantajul controlului asupra proceselor, asupra acurateţii datelor utilizate, posibilitatea definirii unor chei de control pentru fiecare etapa de lucru si responsabil de proces.


Beneficii
Un beneficiu important obţinut în urma implementării s-a simţit în realizarea activităţii de calcul salarial:
„Prin utilizarea Charismei lucrurile au devenit simple, clare, transparente, am eliminat acea muncă titanică pe care o depuneam pentru închiderea fiecărei luni, reuşind să reducem implicarea umană doar la verificarea cheilor de control, raportările către headquarters putând fi oricât de complexe.” - HR Manager.

O altă realizare notabilă a fost interfaţarea Charismei cu SAP, partea de costuri raportându-se acum printr-un export automat de date dintr-o aplicaţie în alta. În plus, TotalSoft lucrează şi la realizarea unei interfeţe cu Global HR, soluţia de resurse umane utilizată la nivel de grup, care are ca scop crearea unei baze de date de HR unitară cu toţi cei 9800 de angajaţi ai grupului. La finalizarea acestui proiect datele din Chariama se vor extrage în timp real, fără nici un fel de intervenţie locală. Se va elimina astfel înca o activitate care necesită atenţie şi consumă timp.

Comparând cerinţele cu rezultatele, am ajuns la concluzia că obiectivele au fost atinse şi că Mondial şi-a creat o soluţie cu o bază de date de HR atât de detaliată încât „dacă vrem  putem afla şi numărul de la pantofi al angajaţilor” după cum spune, mai în glumă mai în serios, managerul de HR.