Charisma HCM reduce timp, efort uman și costuri la Mega Image

Compania

Fondată în 1995, Mega Image este cel mai mare lanț de supermarketuri din România, cu o rețea ce cuprindea, la finalul lunii mai 2012, 136 de magazine. Mega Image face parte din Delhaize Group, retailer internațional înființat în 1867 în Belgia, care operează în prezent pe trei continente.

Compania deține pe piața românească două branduri de magazine: Mega Image și Shop & Go. Mega Image își propune să ofere, în fiecare zi, servicii de calitate și o sortimentație de produse hrănitoare, sănătoase și sigure, la prețuri accesibile.
 

Situaţia
Gestionarea celor 4790 de angajați, împărțiți într-un număr mare de categorii de activitate, este realizată de un departament de HR structurat în două divizii: salarizare & administrare de personal și dezvoltare organizațională (acoperă activitatea de recrutare, integrare, training, comunicare și evaluare), în total o echipă de 40 persoane. Activitatea departamentului de HR este complexă și solicitantă, fiind destul de greu să gestionezi toate categoriile de oameni pe care le poți întâlni, să răspunzi nenumăratelor cerințe, să le acorzi suport, să relaționezi cu ei și să-i menții într-o stare de satisfacție.

Ca infrastructură informatică, Mega Image utilizează Charisma HCM încă dinaintea achiziției lanțului La Fourmi, ceea ce le-a permis să susțină creșterea spectaculoasă de personal, generată de achiziție. Acest lucru nu este întotdeauna simplu, însă cu suportul aplicației și al echipei TotalSoft este posibil.

“Chiar dacă au fost momente dificile pentru mine, din punct de vedere al gestionării unei situații, întotdeauna am găsit în TotalSoft nu un furnizor, ci un prieten. Au fost cazuri când toată echipa Charisma s-a întrerupt din activitatea zilnică și a căutat o soluție pentru Mega Image, pentru că în noaptea respectivă trebuia să finalizam procesul de calcul salarial. Și l-am finalizat!” - Payroll & Personnel Manager.

Pentru a gestiona eficient și corect un număr atât de mare de angajați, Mega Image a trebuit să acorde o atenție deosebită nu doar activității de calcul salarial și administrare de personal, care se derula conform propriilor specificații prin Charisma, ci și celei de pontaj și de eliberare de formulare / adeverințe solicitate de angajați. Aceste două activități presupuneau un consum mare de timp și resurse.

 “La realizarea pontajului, personalul din departamentul de HR nu făcea decât să cumuleze toate informațiile, să efectueze verificări, fără a avea însă posibilitatea să verifice prezența la minut a fiecărui angajat în parte. Foloseam chei de control cu ajutorul cărora verificam pontajul salaraților care s-au lichidat, pontajele incomplete sau care înregistrau deficiențe de raportare / completare în ceea ce privește numărul de ore lucrate” .
 

Soluţia
Expansiunea accelerată, precum și faptul că doar în baza unui pontaj 100% corect întocmit poți obține un calcul salarial fără erori, a condus la nevoia automatizării celor două activități. S-a decis implementarea unor soluții care, integrate cu aplicația de HR&Payroll, să înlăture efortul uman imens și să aducă beneficii atât la nivel de companie, dar și angajaților.

În plus, legea obligă companiile să facă dovada prezenței angajatului la lucru ceea ce, la un număr atât de mare de angajați, dispersați geografic, ar fi fost imposibil de realizat cu clasicele condici de prezență.

Cum era și firesc, soluția a venit de la TotalSoft care a propus un sistem de acces pontaj modern, bazat pe amprentă digitală. Proiectul a presupus, pe lângă înlocuirea unei soluții software învechite dpdv tehnic, și instalarea unor teminale noi în magazine, depozite și în sediul central. Din start, soluția elimina orice posibilitate de a frauda (cum ar fi pontarea orelor de lucru de către o altă persoană, prin împrumutarea cartelei de proximitate) și, în plus, urma să se dovedească foarte simplu de utilizat.

Practic, datele preluate de aplicația de acces-pontaj prin intermediul terminalelor se trasferă automat pe un server aflat la sediul central și, de aici, trec în Charisma HCM și constituie baza de calcul salarial pentru fiecare din cei 4790 de angajați. Acest circuit face ca realizarea pontajului în fiecare magazin să presupună ca salariatul să ponteze la începutul și finalul zilei de lucru și, zilnic, managerul de magazin să verifice și să valideze înregistrările de pontaj. Consumul de timp pentru validarea unei foi de prezență dintr-o locație Mega Image se contorizeaza în 3-4 minute (zilnic). Pentru verificare, bilunar se efectuează și un set de teste cu rolul de a înlătura eventualele erori care pot interveni la momentul introducerii în aplicația de pontaj a elementelor de pontaj (date de prezență, date de absenteeism: concedii de odihnă, concedii medicale etc.).

Un alt aspect foarte important pentru Mega Image a fost asigurarea unui timp de răspuns cât mai scurt la solicitările de eliberare a adeverințelor de salariu. În 2011, se eliberau cca 700 – 800 de adeverințe pe lună (în 2012 s-a ajuns deja la cca 1200 adeverințe/lună), volum foarte mare care presupunea redactarea adeverinței conform scopului căruia aceasta urma să-i servească (diverse instituții financiare, primării, școli etc.).

Acest consum de timp și efort uman a fost eliminat prin dezvoltarea unui modul de adeverințe, integrat în Charisma HCM, prin care s-au standardizat anumite formulare speciale (ex. adeverinte pentru institutii bancare) care sunt generate automat de sistem.


Rezultate
 “În urma implementării aplicației de acces-pontaj și a terminalelor cu amprentă digitală beneficiem de date corecte și în timp real, chiar dacă programul de lucru al angajatilor diferă de la o locație la alta, în funcție de specificul de activitate. Soluția este apreciată atât de managementul Mega Image care în orice moment poate să gestioneze și să identifice situațiile de slabă performanță sau de ore suplimentare justificate, cât și de angajați, care au certitudinea că sunt evaluați și plătiți conform orelor lucrate.”  

Aplicatia de acces-pontaj a rezolvat și aspectul care privește controlul din partea autorităților. Aplicația permite generarea de rapoarte de prezență zilnice, indiferent de zona geografica în care este localizat punctul de lucru în care se efectuează controlul.

În ceea ce privește eliberarea adeverințelor, automatizarea procesului a redus enorm timpul și resursele alocate acestei activități. Acum, solicitările de adeverințe se transmit din magazine către departamentul de HR prin intermediul e-mailului, iar adeverințele se generează imediat din sistem și se transmit prin curier salariaților care le-au solicitat.

“La început am avut o temere vis-a-vis de reticența băncilor de a accepta alte formate decât cele proprii, dar mi-am asumat acest risc deoarece timpul alocat completării fiecărei adeverințe, la care se adăuga  cel necesar identificării informațiilor care trebuiau completate obligatoriu în aceste formulare, era imens. Acum, într-o fracțiune de secundă extragem automat aceste date din diverse module ale Charismei și  adeverința poate fi transmisă salariatului.”  

În final, Payroll & Personnel Managerul rezumă parteneriatul dintre Mega Image și TotalSoft făcând o paralelă între câteva momente cheie trăite de oamenii HR din România și cele trăite de ea:

“Colaborarea cu TotalSoft îmi asigură confortul și încrederea că orice situație dificilă se ivește, am alături de mine un partener care mă susține și îmi oferă suportul necesar să o rezolv bine și în timp util. Vă dau două exemple: fișele fiscale obligatorii, în depunerea cărora implicarea TotalSoft reprezintă pentru mine echivalentul unui ceas elevețian, și Declaratia 112, care a oferit maximă adrenalină  fiecarui om de HR din această țară, raportare la care Charisma nu mi-a dat nici o emoție”.  
 

Articol publicat în 2012.