Charisma HCM, soluţia online utilizată de angajaţii PayPoint

Compania
PayPoint România este filiala românească a companiei britanice cu acelaşi nume, leader în domeniul reţelelor de terminale electronice amplasate in magazine de proximitate. La sfârşitul anului 2009, grupul PayPoint a înregistrat venituri totale de 232 milioane euro, dintre care 28,8 milioane euro proveniţi din piaţa românească.

În România, PayPoint a procesat anul acesta peste 5,5 milioane de tranzacţii plăţi facturi, volum de aproape şase ori mai mare decât cel înregistrat în anul precedent, are peste 6000 de clienţi coporate, reţeaua sa naţională cuprinzând peste 22.000 de magazine locale, agenţii de ştiri si supermarket-uri. Aceste rezultate extraordinare s-au obţinut cu o echipă de numai 130 de angajaţi. Şi pentru că performanţa echipei depinde şi de nivelul de comunicare cu managementul, de interacţiunea cu departamentul de HR şi de gradul de acces la informaţie, compania acordă o atenţie deosebită sistemelor informatice pe care le utilizează.


Situaţia
Una dintre preocupările departamentului de HR a fost îmbunătăţirea şi simplificarea comunicării cu echipa, dar şi un control mult mai atent al tuturor aspectelor activităţii sale (salarizare, administrare de personal, evaluare a performanţei angajaţilor etc). În urma unei analize atente s-a ajuns la concluzia că, realizând toate aceste activităţi intern, cu o soluţie software care să le permită o comunicare on-line cu angajaţii, dar şi a angajaţilor cu managerii, şi-ar putea realiza obiectivul. În plus, s-ar câştiga un control mai mare asupra timpilor morţi, inclusiv degrevarea personalului HR de activităţi de rutină, permiţând transformarea departamentului dintr-un furnizor de informaţii, într-un departament care aduce valoare adăugată companiei.

“Discutând cu colegii de breaslă am ajuns la concluzia că sistemul Charisma HCM,  al companiei TotalSoft, este instrumentul cel mai complex şi cel mai stabil pe care poţi să-ţi modelezi cât mai multe activităţi de resurse umane, inclusiv partea de dezvoltare organizaţională.” - HR Manager PayPoint.


Soluţia
Implementând Charisma HCM, PayPoint România a pus bazele unui nou sistem de management a capitalului uman, care poate fi dus mai departe de partea pur administrativă, si anume către dezvoltarea organizaţională, cu accent pe recrutare şi selecţie de personal, pe evaluarea de performanţă, pe planificarea trainingurilor şi a carierei angajaţilor.

Un lucru absolut nou, pe care PayPoint l-a pus în practică cu ajutorul TotalSoft, a fost schimbarea evaluarii clasice a performanţei angajaţilor. S-a dorit responsabilizarea angajaţilor prin oferirea posibilităţii acestora să-şi stabilească singuri obiectivele. Pe baza acestei cerinţe, TotalSoft a dezvoltat un modul de evaluare a performanţei accesibil pe web, perfect integrat în Charisma HCM. Acest modul conţine o singură interfaţă, care poate fi accesată alternativ, de angajat şi de manager, angajatul putându-şi seta singur obiectivele, fără să fie obligat să se încadreze în nişte presetări care nu i s-ar potrivi. Acesta beneficiază de o “foaie albă” în care îşi trece o listă de obiective majore, foaie care ulterior trece printr-un set de aprobări ale managementului. În urma acestor etape, realizate într-un timp foarte scurt, are loc o discuţie între angajat şi manager şi fluxul se închide până la momentul raportării, când are loc o nouă discuţie cu managerul.


Rezultate
Prin implementarea soluţei Charisma HCM s-a eliminat evaluarea greoaie a performanţei, în care angajatul trebuia să treacă printr-o serie de meniuri presetate, care trebuiau completate inclusiv la nivel organizaţional, activitate nu doar consumatoare de timp ci şi nesatisfăcătoare din punct de vedere al rezultatelor.

Astfel, la nivelul întregii organizaţii, managerii au acces la toate informaţiile referitoare la proprii angajaţi: zile de concediu, nivelul salarial, data ultimei modificări salariale, istoricul trainingurilor, pontajul propriei echipe, totul fiind securizat şi cu acces foarte bine definit, pe fiecare nivel ierarhic. Domeniul HR nu mai este aşadar un spaţiu secretos, în care doar câţiva oameni au acces.

“Implementând Charisma HCM am redus semnificativ costurile. Fluxul de aprobare a concediilor făcându-se on-line, nu mai facem pontaje pe hartie. Am înlocuit rapoartele în excel cu exporturi automate pe care ni le construim conform nevoilor. În plus, am eliminat un cost semnificativ pe care îl presupunea externalizarea serviciilor de salarizare” - HR Manager PayPoint.