Charisma HCM susține managementul capitalului uman în cadrul lanțului de farmacii DONA
Deschidem farmacii noi în fiecare săptămână și numărul angajaților crește de la o zi la alta. Singura constantă rămâne departamentul de HR, care reușește să facă mai mult, într-un timp mai scurt. Un rol important îl are și Charisma.
- HR Manager
Farmaciile Dona
Compania
Lanțul de farmacii Dona este unul dintre primii 3 retaileri de medicamente din România. Compania este prezentă pe piață din anul 1993 și numără azi 200 de farmacii, peste 1600 de angajați și o cifră de afaceri de peste 142 mil Euro.
Principalul obiectiv al companiei este îmbunătățirea continuă a calității serviciilor oferite celor peste 900.000 de pacienți care trec pragul farmaciilor sale lunar.
Brandul Dona se diferențiază în piața de profil prin calitatea crescută a serviciilor medicale oferite pacienților săi și printr-un concept de farmacie bazat pe promovarea mai multor produse. Astfel, pe langa "clasicele" medicamente (peste 7000 la numar), compania oferă clienților săi o gamă largă de cosmetice, dermato-cosmetice, articole pentru copii, produse dietetice, suplimente nutritive sau și articole tehnico-sanitare.
Situația
Decizia de implementare a unui nou software de HR&Payroll a survenit la sfârșitul anului 2010 pe fondul creșterii numărului de farmacii, a dinamicii personalului și, nu în ultimul rând, a nevoii de reducere a efortului consumat cu activitățile redundante (calcul salarial, evidența și gestionarea bonusurilor pentru performanță, analiză și raportare etc.).
“Am căutat un instrument complex şi stabil care să ne susțină mult mai bine din punct de vedere operațional, prin automatizarea activităților, și care să permită modelarea proceselor de resurse umane, inclusiv cele de dezvoltare a capitalului uman” - HR Manager, Farmaciile Dona.
La acel momenet, calculul salariilor pentru cei 1300 de angajati se efectua cu costuri mari de timp și de resurse umane. In plus, faptul ca “nu aveam o soluție care să ne permită gestionarea activității de evaluare a personalului și de recrutare” îngreuna foarte mult munca departamentului de HR.
Soluția
Decizia de achiziție a Charisma HCM s-a luat bazându-se atât pe considerente tehnice și de performanță, identificate în urma prezentării soluției, dar și datorită referințelor și recomandărilor de care beneficiază sistemul TotalSoft.
Charisma HCM acoperă atât activitatea de salarizare, cât și cea de resurse umane, și are plusul de a oferi module distincte capabile să susțină comunicarea cu angajații din teritoriu (HCM Portal), trainingul și evaluarea personalului (Managementul Talentelor), precum și urmărirea angajaților pe centre de cost.
Implementarea a început în ianuarie 2011, prima lună în care s-a lucrat exclusiv pe Charisma fiind februarie. Trecerea pe aplicația TotalSoft a coincis cu o schimbare legislativă majoră, Declarația 112, care a avut impact în rândul tuturor companiilor din România. S-a trecut cu bine peste această provocare, implicarea specialiștilor TotalSoft scăzând presiunea momentului.
Rezultate
Odata cu finalizarea implementării, Charisma a oferit soluții viabile zonelor neacoperite, sau acoperite în mică măsură de vechea aplicație. Astfel, flexibilitatea sistemului le-a permis utilizatorilor extragerea ușoară și rapidă a informațiilor, sub forma de diverse rapoarte, fără intervenția oamenilor de la IT.
S-a redus timpul necesar calculului salarial la numai 2 zile, urmând să scadă și mai mult după implementarea HCM Portal, modul care va permite transmiterea și preluarea automata a pontajelor din teritoriu. “În ultimul timp nu mai sunt implicată în activitatea salarială atât cât eram înainte pentru că aceasta s-a ușurat foarte mult, devenind mult mai puțin stresantă.”
De asemenea, timpul necesar calculului bonusurilor lunare s-a redus de la 2 zile, la 2 ore, iar activitatea o face un singur om, în loc de doi câți erau necesari înainte, deoarece se rezumă la importul unui fisier excel.
În plus, Charisma HCM permite departamentului să țină mai multe luni deschise, având astfel posibilitatea ajustării și corectării datelor din urmă, care nu influențează calculul salarial, dar și lucrul în perspectivă.
“În Charisma putem opera modificări salariale care să devină active de la o anumită dată sau putem introduce solicitarile de concedii medicale pentru lunile următoare. Realizarea acestor activități, fără a fi condiționați de luna calendaristica în care suntem, ne ajută foarte mult la degrevarea activității departamentului.”
O altă noutate adusă de Charisma în activitatea de management de resurse umane si salarizare este posibilitatea urmăririi angajatului ca un centru de cost, compania având astfel o imagine completă a tuturor costurilor pe care le are cu un angajat, nu doar cele salariale.
Următorul pas al proiectului constă în implementarea modulelor de recrutare și evaluare de personal care vor susține identificare și recrutarea celor mai buni candidați pentru a susținerea obiectivele companiei.
Studiu de caz realizat în anul 2011.