Charisma HCM - sistem informatic pentru un Carrefour în permanentă expansiune

Compania
Carrefour România, unul dintre cei mai mari angajatori ai sectorului FMCG & retail la nivel naţional, cu peste 8800 de angajaţi, este prezent în 14 oraşe ale ţării şi se adresează consumatorilor finali prin 25 de supermarket-uri şi 22 de hypermarket-uri. Carrefour este parte a grupului francez cu acelaşi nume, ce desfăşoară activităţi în 35 de ţării ale lumii, ocupând numărul 1 la nivel europen şi 2 la nivel mondial pe piaţă de retail. Grupul numără aproximativ 500.000 angajaţi şi a realizat în anul 2008 o cifră totală de afaceri de 108 629 bilioane Euro.


Situaţia
Dezvoltarea accelerată a companiei, prin deschiderea mai multor magazine la nivel naţional şi creşterea rapidă a numărului de angajaţi într-un timp relativ scurt, ridica probleme din punct de vedere al gestionării resursei umane şi salariilor în mod unitar.
 
Problemele erau aşadar de natură administrativă, generate în principal de lipsa unei baze de date comună tuturor magazinelor, care să permită accesul la informaţii în timp real tuturor celor implicaţi în această activitate, indiferent de locaţie. De aici decurgeau şi alte probleme, cum ar fi imposibilitatea realizării unor raportări privind situaţia resurselor umane sau a salarizării care să oglindească activitatea din România.

În plus, numărul mare de angajaţi genera şi un volum uriaş de documente care necesita un spatiu de arhivare din ce în ce mai mare. Activitatea de răspundere la solicitările angajaţilor era îngreunată şi consuma mult timp cu operaţiuni de căutare, copiere şi transmitere prin fax, săptămânal, a cca 150 -200 de pagini către toate magazinele.    


Soluţia
În cursul anului 2003, Carrefour a demarat o analiză de piaţă în vederea găsirii unei soluţii software capabilă să susţină un business aflat într-o creştere accelerată. După o analiza atentă  a soluţiilor software disponibile în România, Carrefour a ales Charisma HCM considerand-o cea mai flexibilă şi uşor de utilizat, platforma potrivită obtinerii de informaţii în timp real.

Una din provocările proiectului a fost integrarea tuturor informaţiilor privind personalul într-o singură bază de date care să ofere rapid informaţii privind situaţia capitalului de resurse umane din orice locaţie. S-au integrat informaţiile privind evaluările, cursurile, performanţa şi evoluţia angajaţilor astfel încât compania să dispună de o bază decizională privind schimbările de poziţii în cadrul companiei.

Unificarea tuturor acestor date a dus la posibilitatea diversificării raportelor necesare unui management bazat pe rezultate.  De asemenea, prin automatizarea proceselor şi posibilitatea adaptării rapoartelor în funcţie de nevoi, s-au obţinut reduceri semnificative de timp şi resurse necesare susţinerii activităţii de HR&Payroll.

La finele anului 2009, proiectul s-a extins cu o soluţie de document management care gestionează în acest moment 250.000 de documente, dintre care cca 50.000 sunt pagini de cărti de muncă. În urma acestei implementări, fiecarui angajat al Carrefour România îi este atribuit, prin Charisma HR, un dosar electronic, care conţine toate documentele sale.
   

Rezultate
Prin utilizarea soluţiei de document management s-a reuşit scurtarea timpului de răspuns la solicitările angajaţilor, de la o saptămână la o singură zi, răspunsul putându-se transmite instantaneu. De asemenea, s-a redus semnificativ efortul depus de membrii echipei de HR de la sediul central necesar pentru căutarea, copierea şi transmiterea prin fax, săptămânal, a cca 150 -200 de pagini către toate magazinele.    

"Considerăm că ne-am atins obiectivul şi anume de a dispune de o bază de date online, unică pe toate magazinele, ce cuprinde toate informaţiile necesare pentru resurse umane, salarizare şi pontaj. Ca beneficiu major trebuie menţionată posibilitatea de dezvoltare şi adaptare continuă a programului la cerinţele noastre specifice"  - HR Manager, Carrefour Romania.