Charisma HCM sprijină dezvoltarea tradiţiei Companiei de Librării Bucureşti

Compania
Compania de Librării Bucureşti este unul dintre cei mai importanţi retaileri de carte şi papetarie din România şi se adresează, prin cele 60 de locaţii, în special tinerilor. Cu 60 de ani de activitate, aniversaţi luna trecută, o cifră de afaceri de peste 12 mil Eur, realizată în anul 2008, şi 260 angajaţi, CLB este un brand de tradiţie în peisajul cultural românesc. Din anul 1997 CLB a devenit companie privată, una dintre cele mai importante preocupări ale sale fiind procesul de modernizare a locaţiilor, a procedurilor de vânzare şi a infrastructurii informatice.


Situaţia
Până în 2003, din punct de vedere informatic, managementul resurselor umane şi salarizării din cadrul CLB se reducea doar la activitatea de calcul salarial. Se utiliza o aplicaţie dezvoltată intern cu ajutorul căreia, 4 oameni, calculau, timp de 2 zile, salariile celor 400 angajaţi pe care îi avea compania. În plus, schimbările frecvente ale legislaţiei de salarizare şi necesitatea implementării acestora, elaborarea greoaie a fişelor fiscale precum şi inexistenţa unei baze de gestionare a resursei umane au fost motive importante care au determinat compania să caute o soluţie software specializată.
 
După o cercetarea de piaţă care a indicat Charisma HCM drept aplicaţia potrivită nevoilor sale, CLB a cerut referinţă câtorva companii care o utilizau şi chiar a fost la un client al companiei TotalSoft să vadă aplicaţia la lucru, live.


Soluţia
Charisma HCM integrează într-o bază de date unică module specifice gestionării activităţii de administrare de personal, evaluări, cursuri, salarizare, ITM, oferind totodată posibilităţi multiple de raportare prin punerea la dispoziţia utilizatorilor a unui set de rapoarte standard (generarea de contracte de muncă, acte adiţionale, fişe fiscale, fluturaşi de salarii, state de plată, borderouri pentru bancă, adeverinţe, situaţii statistice etc.). În plus, utilizatorii îşi pot configura propriile rapoarte în funcţie de nevoi punctuale sau uzuale.

Prin intermediul modulului de salarizare al Charisma HCM, CLB a automatizat calculul salarial  destul de complex, bazat pe o politică de bonificări şi penalizări, în funcţie de vânzarile înregistrate de fiecare librărie. Practic, angajaţii departamentului de HR nu mai trebuie să calculeze manual cota procentuală din vânzări care merge la fondul de salarii şi să o repartizeze procentual angajaţilor operaţionali, în funcţie de salariul fiecăruia. Acest lucru se face de către aplicaţie printr-un set de formule care permite reducerea timpului calculului salarial la numai 4 ore şi 2 oameni implicaţi. De fapt, Charisma HCM realizează calculul salarial în 5 min, restul timpului fiind alocat introducerii elementelor de pontaj şi datelor de vânzare primite de la punctele de lucru. În viitor, activitatea de colectare a datelor se va automatiza complet, o dată cu implementarea sistemului ERP, Charisma, în toate locaţiile.


Rezultate
În urma implementării sistemului Charisma HCM s-a redus numărul personalului care lucrează în cadrul departamentului şi deci costurile aferente salarizării acestora. Această reducere se poate  extinde inclusiv la nivel de companie, sistemul punând la dispoziţia managementului o serie de rapoarte privind personalul care pot constitui baza unor decizii importante.  

Ca şi avantaje, CLB are acum posibilitatea gestionării tuturor datelor ce ţin de angajaţi şi chiar un istoric al acestora. În plus, calculul automat al concediilor de odihna şi al concediilor medicale, uşurinţa elaborării fişelor fiscale precum şi exportul automat al datelor pentru a fi depuse la ITM (Inspectoratul Teritorial al Muncii), uşurează foarte mult munca departamentului. Cu cei 2 oameni care compun acum departamentul de HR se realizează mult mai mult decât se făcea înainte în 4.

“Consider modulul de raportare un mare câştig pentru noi. Într-un timp foarte scurt pot să-mi configurez şi să obţin datele de care am nevoie, lucru care înainte era foarte greu de realizat” -HR Manager, Compania de Librării Bucureşti.
 

Studiu de caz realizat în anul 2010.