Sunați un consultant
Demo Login
ENGLISH
  1. Acasa
  2. Clienți
  3. Referințe Charisma
  4. RCI Leasing: Creştere de 20% a productivităţii diviziei de colectare debite utilizând Charisma Collection

RCI Leasing: Creştere de 20% a productivităţii diviziei de colectare debite utilizând Charisma Collection

Responsabil Direcţia Risc

După implementarea Charisma Collection, angajaţii din departamentul de colectare a debitelor pot gestiona mai multe cazuri şi mai ales le pot gestiona mai corect. Post implementare s-a înregistrat o creştere de 20% a obiectivului stabilit şi atins de către fiecare angajat, ceea ce reprezintă o creştere estimată de 20% a productivităţii departamentului.

- Responsabil Direcţia Risc
RCI Leasing

Compania
Înfiinţată în 2002, RCI Leasing România IFN SA este filiala grupului RCI Banque în România care susţine vânzările mărcilor grupului Renault peste tot în lume. La sfârşitul anului 2008, RCI Banque avea filiale în 34 de ţării. RCI România a finanţat în cursul anului 2008 achiziţia în leasing şi credit a peste 34.000 de autovehicule noi Dacia, Renault şi Nissan, cota de piaţă deţinută din totalul vânzărilor Grupului Renault fiind de 31,3%.

Deşi anul 2009 a fost marcat de un context economic dificil, în primele nouă luni RCI şi-a mărit cota de piaţă cu 25% comparativ cu anul precedent, într-o piaţă a leasingului auto în scădere cu peste 50%. În acelaşi timp, portofoliul RCI Leasing Romania IFN se ridică acum la mai mult de 40 000 de clienţi, portofoliu ce este gestionat prin intermediul aplicaţiei Charisma Collection, dezvoltată de TotalSoft pe platforma Microsoft CRM Dynamics.
 
RCI Banque (Renault Credit International Banque) este prezentă în România prin trei societăţi: RCI Leasing România IFN pentru leasing financiar, RCI Finanţare România pentru leasing operaţional şi credit şi RCI Broker de Asigurare pentru asigurările auto şi de viaţă realizate pentru contractele de leasing prin RCI.
 
 
Situaţia
În 2005 RCI Leasing a finalizat implementarea sistemului de gestiune economică Charisma ERP alcătuit din mai multe module: financiar-contabil, vânzări / achiziţii, leasing. În cadrul modulului financiar-contabil existau şi funcţionalităţi dedicate monitorizării situaţiei financiare a clienţilor, inclusiv a facturilor restante însă acestea erau relativ simple, numărul întârzierilor la plată fiind foarte redus la momentul implementării. Criza economică care a influenţat comportamentul de plată al agenţilor economici din România a schimbat această situaţie şi de la sfârşitul anului 2008 numărul situaţiilor în care clienţii nu şi-au respectat termenenele de plată a crescut în întreaga piaţă. Pe fondul acestei situaţii, la nivelul managementului companiei, s-a simţit nevoia creşterii gradului de control asupra activităţii de colectare debite precum şi a eficienţei angajaţilor.
 
“Până în luna martie 2009 gestiunea facturilor restante se făcea de către Divizia Collection direct în sistemul ERP Charisma. Primele trei luni ale anului au fost însă o perioadă tampon, în care am simţit nevoia acută de control a acestei activităţi. Aveam nevoie de o raportare mult mai detaliată a situaţiei, la nivel de cazuri lucrate şi rezolvate, de structurare a clienţilor intraţi în atenţia departamentului atât din punct de vedere al corectitudinii datelor, cât şi al vitezei de prelucrare a rapoartelor” spune Responsabilul Direcţia Risc, RCI Leasing.
 
Mai mult, cu instrumentele informatice existente, nu se putea măsura eficienţa oamenilor atât cantitativ (număr efectiv de apeluri şi cazuri tratate)  cât mai ales calitativ (eficienţa colectării, divizată pe tipuri de clienţi). Pe baza acestor considerente, RCI Leasing a decis achiziţia unei soluţii dedicate pentru gestiunea activităţii de colectare debite.
 

Soluţia
Pentru achiziţia soluţiei au fost definite, de către o echipă internă, o serie de cerinţe punctuale, acestea fiind ulterior revizuite la sediul central al companiei. După o analiză a pieţei, au fost identificate trei produse care puteau răspunde acestor cerinţe: unul de origine franceză şi două locale. În final a fost aleasă soluţia oferită de TotalSoft, Charisma Collection, dezvoltată pe platforma Microsoft Dynamics CRM.  Alegerea s-a bazat pe: acoperirea de către produs a cerinţelor definite de echipa de proiect, utilizarea unui interfeţe simple şi uşor de învăţat de către angajaţi, dar şi pe existenţa unor relaţii comerciale între cele două companii.
 
“Având Charisma pentru gestiunea activităţii de core-leasing am fost destul de deschişi la oferta TotalSoft. Am pus însă mai multe întrebări şi altor companii care dezvoltă pe alte platforme, ca să cunoaştem piaţa şi să identificăm cel mai bun produs. TotalSoft ne-a oferit ceea ce am cerut din punct de vedere business, iar în plus, platforma pe care fusese dezvoltat produsul era Microsoft, ceea ce reprezenta un plus de încredere.” mai afirmă Responsabilul Direcţia Risc, RCI Leasing.
 
Pe baza specificaţiilor definite de echipa locală de implementare şi revizuite la sediul central, implementarea Charisma Collection a demarat la mijlocul lunii mai şi a fost finalizată la jumătatea lunii iunie 2009. Charisma Collection a fost dezvoltată ca un add-on la ERP-ul Charisma pentru a gestiona exclusiv activitatea de colectare debite şi, în urma integrării cu acesta, pune la dispoziţia utilizatorilor toate informaţiile financiare legate de client (date, contracte, facturi restante, scadenţar, obiecte de contract, garanţii etc).
 
Aplicaţia este accesibilă printr-un portal şi este utilizată doar de angajaţii din Departamentul Collection, însă rapoartele sunt disponibile şi altor categorii de utilizatori. Informaţiile privind facturile neachitate sunt importate din modulul Leasing al ERP-ului, iar la data scadenţei sunt generate automat o serie de acţiuni. Acţiunile sunt generate automat însă alocarea clienţilor către responsabili se face manual de către Collection Manager. Aplicaţia generează activităţi pe întreg portofoliul, ceea ce oferă managerului o vedere de ansamblu asupra volumului de acţiuni ce trebuie gestionat de echipă.
 
Aplicaţia, pe baza unor criterii prestabilite, segmentează clienţii pe tipuri şi desfaşoară automat anumite activităţi, în funcţie de un flux de business presetat. Responsabilii preiau aceste acţiuni, le rezolvă şi le atribuie o rezoluţie. Acţiunile sunt închise automat după atribuirea unei rezoluţii. Pentru rezolvarea unui caz aplicaţia permite trimiterea de SMS-uri, e-mailuri, iniţierea de apeluri telefonice, generarea de scrisori etc. Sistemul prevede, pentru un caz de colectare, ataşarea unor acţiuni conexe, precum o promisune de plată, spre exemplu. Acţiunea se generează la solicitarea utilizatorului şi include atât preview, cât şi follow-up la promisiunea clientului. Astfel, utilizatorul introduce înregistrarea “promisiune de plată”, iar sistemul în funcţie de momentul introducerii suspendă temporar activităţile aferente acelui caz de colectare.
 
 
Rezultate
Proiectul a reuşit să livreze obiectivele primare stabilite de către RCI Leasing: îmbunătăţirea controlului asupra activităţii şi creşterea eficienţei angajaţilor. Principalul avantaj este acela că după implementarea modulului Charisma Collection, angajaţii din departamentul de colectare a debitelor pot gestiona mai multe cazuri şi mai ales le pot gestiona mai corect. Post implementare s-a înregistrat o creştere de 20% a obiectivului stabilit şi atins de către fiecare angajat, ceea ce reprezintă o creştere estimată de 20% a productivităţii departamentului. Printre alte beneficii, se numără:
  • Obţinerea unui grad ridicat de control asupra activităţii departamentului Collection prin existenţa unor instrumente de analiză cantitativă şi calitativă, la nivel de client, angajat, acţiuni;
  • Reducerea cu 50% a timpului necesar obţinerii rapoartelor prin eliminarea completă a activităţilor manuale în generarea analizelor de activitate. Toate rapoartele sunt generate automat de aplicaţie şi disponibile imediat persoanelor responsabile;
  • Creşterea capacităţii de monitorizare a calităţii activităţii utilizatorilor şi a modului de încadrare a rezoluţiilor acordate de aceştia;
  • Creşterea capacităţii de previzionare a gradului de încasare. Aplicaţia permite o analiză calitativă a modului de încadrare a promisiunilor de plată şi a gradului de respectare a acestor promisiuni;
  • Reducerea costurilor de adminstrare a aplicaţiei prin existenţa unor instrumente centralizate de mentenanţă şi administrare.

Studiu de caz realizat în anul 2010.