Decizii de business pe baza unor rapoarte rapide, cu informații precise și de încredere la Elan Trio

Compania
Elan Trio și-a început activitatea în 1993 cu un depozit pentru vânzare en-gros. Datorită schimbărilor de piaţă, în 1999 s-a reorientat către deschiderea primei alimentare cu autoservire - Szuper Market. La doar șapte ani după acest moment, a deschis primul centru comercial în Odorhei, numit Merkúr, care a marcat începutul unei creșteri susținute în domeniul de retail alimentar. În plus, începând cu 2013, față de retail și vânzare en-gros, compania a derulat și alte activități precum carmangerie, păstrăvărie, agricultură.

În prezent, Elan Trio deține 13 supermarket-uri Merkúr în Harghita, Covasna și Mureș. Cu o cifră de afaceri de peste 45 de milioane de euro și peste 450 de angajați, este un important retailer în zona Ardealului.

Situația
Odată cu extinderea business-ului prin lanțul de supermarket-uri Merkúr, activitatea companiei a atins nivelul la care implementarea unei platforme pentru gestionarea întregii activități de retail, împreună cu cea financiar bancară și de raportare, era absolut necesară. Acest lucru se întâmpla în 2013, când firma a și început procesul de selecție a unei soluții ERP.

Elan Trio avea deja experiența utilizării unor soluții software de business, folosind chiar și o aplicație de Business Intelligence. Însă toate acestea erau de sine stătătoare și fără o integrare nu era posibilă trasabilitatea pe toate fluxurile de lucru, până la nivel de raportare fiscală.

Pe de altă parte, s-a luat în calcul implementarea unei soluții scalabile, care să susțină un număr mare de magazine și care să poată fi configurată pe nevoile specifice companiei. Charisma ERP, alături de modulul de Retail și de soluția de Business Intelligence – Charisma Analyzer, au oferit încrederea necesară, fiind un produs de top implementat de mari retaileri.

“A contat și faptul că Totalsoft era (și este) o societate de încredere, care nu se bazeaza pe un individ, ci pe un colectiv care asigură o continuitate a serviciilor la nivelul așteptat”, Simon István, Director IT Elan Trio.


Soluția
Proiectul a demarat cu implementarea soluțiilor Charisma ERP (modulele financiar, contabilitate, achiziții, stocuri, vânzări, mijloace fixe) și Charisma Retail. Acestea s-au dezvoltat în timp cu noi funcționalități și servicii precum: integrarea cu website-ul companiei pentru vânzările online (e-commerce), Inventory Tool pentru managementul activității de recepție, livrare și inventar în magazin, servicii de audit a bazei de date SQL pentru îmbunătățirea performanței aplicației, soluții de raportare, oferte complexe gestionate automat, implementarea cardurilor de fidelizare la nivel de client (reduceri la fiecare achiziție, reduceri săptămânale prin oferte recurente etc.) și, nu în ultimul rând, suport constant la deschiderea magazinelor noi.

Charisma Retail a fost customizată pe specificul industriei FMGC, permițând lucrul off-line pentru ca vânzarea din magazine să nu fie împiedicată de eventualele probleme legate de stocuri sau de pierderea conexiunii la internet. De aceea, fiecare magazin funcționează pe o bază de date proprie care în mod regulat se va replica la centru pentru o raportare centralizată. 

Prin Charisma Retail se gestionează toate activitățile din magazine, inclusiv integrare cu echipamentele specifice: cântar electronic, POS bancar, imprimantă fiscală. Acest lucru face posibilă și raportarea rapidă către ANAF, respectiv extragerea jurnalului electronic sub formă de XML direct din Back-Office. În plus, pentru clienții Elan Trio totul este simplu: etichete cu pret la raft sunt mereu actualizate, putând fi printate rapid din aplicația de retail, pot cântări singuri produsele la cântar astfel încât procesul de cumpărare să fie cât mai rapidă.

Nu în ultimul rând, se economisește foarte mult timp și se reduc riscurile operaționale prin modul în care se gestionează necesarul de aprovizionare pentru a evita “out-of stock”, prin posibilitatea generării facturii de vânzare la cererea clientului, prin posibilitatea de a implementa un rețetar prin care să se vândă produse preparate în magazine.

Rezultate
“În primul rând, raportarea imediată a diverselor situații financiare și operaționale către management ne-a ajutat în procesul decizional. În această zonă aveam deficiențe care afectau rezultatele companiei. Și asta pentru că în FMCG deciziile trebuie luate foarte rapid și pe baza unor informații precise, de încredere”, Simon István, Director IT Elan Trio.

Rata de adopție nu a fost una foarte bună, dat fiind istoricul societății și rată scăzută de fluctuație. Personalul a avut dificultăți în a renunța la rutina de zi cu zi dobândită în ani de zile, dar acest lucru a fost depășit odată cu deschiderea noilor magazine și creșterea echipei.

“Acum, la 7 ani de la GoLive, lucrăm zi de zi pentru dezvoltarea sistemului. Dorim să automatizăm procesele în care costul timp/om este ridicat și dorim să aducem mai multă ergonomie în exploatare. Credem cu tărie că aceasta colaborare ne va ajuta și în viitor să atingem obiectivele stabilite și schimbul de experiența ce se acumulează zi de zi ne ajuta reciproc în dezvoltare”, Simon István, Director IT Elan Trio.

Studiu de caz realizat în 2022.