Eliberarea și evidența facturilor prin tehnologii avansate

Compania

REGINA MARIA, cea mai extinsă rețea privată de sănătate din România, și-a câștigat poziția pe piața medicală românească datorită calității serviciilor oferite și a numărului impresionant de unități medicale prin intermediul cărora se adresează celor peste  230 000 abonați şi a altor sute de mii de pacienți retail. În cifre, la nivelul lunii martie 2014, Rețeaua privată de sănătate REGINA MARIA înseamnă: 21 policlinici proprii, patru spitale, două  maternități, trei  campusuri medicale, cinci centre de imagistică, o bancă proprie de celule stem și peste 140 de policlinici partenere in țară. Activitatea este sustinută de o reţea naţională de laboratoare clinice (Bucureşti, Braşov, Constanţa, Bacău, Cluj și Craiova) care asigură atât analizele medicale în regim de urgență solicitate de spitale, precum și analizele cu regim normal venite din celelalte unități. Rețeaua de laboratoare asigură o gamă largă de investigații, de la cele uzuale și până la cele de diagnostic avansat, în total depășind 1.500 de tipuri de analize.

Situația

În anul 2013, REGINA MARIA emitea deja un volum important de facturi. Generate din sistemul informatic integrat Charisma ERP, facturile intrau zilnic în circuitul de pregătire pentru a fi transmise prin curier. Întreg procesul consuma timp, resurse financiare și umane, neajunsuri la care se adăuga și necesitatea unui spațiu din ce în ce mai mare pentru arhivarea hard-copy-urilor.  
În acest context, s-a impus trecerea la facturarea electronică și crearea unui flux de afaceri complet electronic, care să înlăture efortul și optimizeze întregul proces.

Soluția

TotalSoft a oferit o soluție completă și acreditată de facturare electronică, în parteneriat cu CertSign, pe care a integrat-o în sistemul Charisma ERP utilizat de REGINA MARIA pentru managementul activității financiar-contabile. Soluția implementată acoperă toate serviciile asociate emiterii facturii electronice (semnătură electronică, marcare temporală și arhivare electronică), automatizând complet procesul de facturare și transmite.


Facturarea se face rapid și în pași simpli. Din Charisma  ERP se exportă facturile în format PDF, sunt semnate și datate de aplicația CertSign, sunt procesate și puse într-un folder de unde sunt trimise clienților (în format electronic sau pe hârtie) și, în același timp, transportate către arhiva electronică printr-o legătură VPN.
Astfel, întreg procesul s-a redus la câțiva pași, foarte bine definiți și perfect automatizați.

“Facturarea electronică ne permite să substituim mecanismul curent de eliberare şi evidenţă a facturilor şi facturilor fiscale, cu unul bazat pe tehnologiile avansate. Utilizarea facturii electronice va aduce un şir de beneficii, printre care optimizarea, în direcţia automatizării, a procedurii de eliberare şi livrare a facturilor sau facturilor fiscale și reducerea cheltuielilor aferente acestui proces.” – a declarat  IT Managerul Rețelei private de sănătate REGINA MARIA.

Rezultate

• S-a eliminat problema arhivării fizice a facturilor, aceasta fiind înlocuită de o arhivă electronică ușor de accesat, care nu necesită administrare.
• S-au redus costurile de emitere și transmitere a facturilor “Reducerea costurilor este clar principalul beneficiu obținut în urma implementării soluției de facturare electronică, însumând  degrevarea oamenilor, eliminarea cheltuielilor cu hârtia, imprimarea, curierul și arhivarea. Impactul la nivel de costuri va fi și mai mare pe măsură ce vom trece din ce în ce mai mulți clienți pe acest sistem” apreciază Doru Popa.
• Degrevarea personalului de activitățile de împlicuire și concentrarea lui pe activitățile specifice postului pe care îl ocupă .
• S-a eliminat riscul pierderii facturilor și, implicit, al neonorării lor la plată din acest motiv.
• Urmărirea facturilor emise se poate face într-un mod mult mai facil “Acum, orice e-mail care plecă odată cu factura ține loc de factură și ne ajută foarte mult în procesul de colectare” precizează dl Popa.
• Facturile se transmit mult mai uşoar, rapid și sigur.
• Obținerea unei securități ridicate a documentelor pe întreg ciclul de viaţă al facturilor; informaţiile conţinute de acestea sunt protejate împotriva modificării neautorizate.
   

Studiu de caz realizat în anul 2014.