BNP Paribas Luxemburg: Spirit excelent și solidaritate exemplară

Compania
Cu o cotă de piață de peste 30%, BNP Paribas Leasing Solutions Luxemburg (o subsidiară 100 % a BGL BNP Paribas) este un furnizor de top pentru soluții de leasing și închiriere de echipamente profesionale din Luxemburg. Oferta companiei variază de la finanțare în leasing până la externalizare, incluzând leasing flexibil și pe termen lung, fiind direcționată în principal prin rețeaua de vânzări BGL BNP Paribas către companii și profesioniști, permițănd astfel clienților comuni optimizarea utilizării activelor lor. În mod alternativ, ofertele de leasing se adresează, de asemenea, producătorilor, publisher-ilor de software  și distribuitorilor de echipamente pentru susținerea și finanțarea vânzărilor lor.
 
BGL BNP Paribas Group din Luxemburg este cel mai mare angajator din sectorul financiar și un jucător major de pe piața financiară. Compania contribuie activ la dezvoltarea pieței mulțumită diversității activităților și profesionalismului echipelor.   
 
BNP Paribas Leasing Solutions Group este prezent și în Austria, Belgia, China, Franța, Germania, India (Companie financiară cu SREI), Italia, Olanda, Polonia, Portugalia, România, Ungaria, Spania, Turcia și Marea Britanie.
 
Situația
În primăvara anului 2013, compania utiliza un sistem de leasing principal, o soluție IT dezvoltată in-house bazată pe AS400. Sistemul era foarte stabil și nu necesitase actualizări tehnice majore pe parcursul a 18 ani în producție; însă mentenanța și perfecționarea acestuia pentru a susține dezvoltarea business-ului și evoluția reglementărilor deveniseră din ce în ce mai dificile.
 
De asemenea, cei 600 de angajați ai forței de vânzări accesau un portal web pentru a intra în baza de date de 8000 de clienți cu un total de 30000 de contracte, din care 3.000 de clienți cu 10.000 de contracte sunt în uz curent. 
 
Nevoia de a ne conforma noilor reglementări UE - SEPA (Zona Unică de Plăți în Euro) a generat o situație ce necesita investiții în sistemul IT. Compania a decis să investească într-un sistem nou, în defavoarea modificării vechiului sistem pentru a corespunde SEPA, sistem care targeta mai multe obiective majore:

• Implementarea unui sistem integrat end-to-end care să susțină business-ul operațional la nivel de vânzări și back office;
• Construirea noii soluții pe baza celor mai recente tehnologii permițând noi actualizări la costuri rezonabile;
• Utilizarea know-how-ului specific tehnic și funcțional aparținând unui furnizor agreat de soluții IT activ pe piața internațională de leasing;
• Furnizarea unei soluții web front end de ultimă generație pentru forța de vânzări, personal nespecializat în business-ul de leasing
• Menținerea cheltuielilor cu IT-ul la un nivel acceptabil prin costuri rezonabile cu software-ul și prin împărtășirea infrastructurii tehnice cu BGL BNP Paribas;

Soluția
BNP Paribas Leasing Solutions Luxemburg a analizat soluțiile IT disponibile pe piață și a contactat mai mulți furnizori potențiali pentru a decide în final să încheie un contract cu TotalSoft, deoarece Charisma a corespuns principalelor obiective ale companiei. Mai mult, faptul că soluția Charisma susține deja operațiunile de leasing ale Grupului din Austria și România a constituit un avantaj în procesul de selecție.   
 
În funcție de importanța acestora cu privire la procesele de business, s-au stabilit trei faze ale implementării proiectului:
 
Prima fază și-a propus implementarea acelor module absolut necesare pentru susținerea business-ului, pentru a se putea realiza obiectivul SEPA care urma să intre în vigoare în februarie 2014. Astfel, s-a implementat Charisma ERP cu toate modulele ce acoperă funcționalitățile Point of Sale, Core leasing, Accounting și Document Management System. Migrarea datelor, o sarcină relativ dificilă din perspectiva faptului ca trebuia să se implementeze din sistemul AS400, s-a finalizat în numai două luni. În cazul Document Management System (DMS), s-a atins un avantaj foarte important din punct de vedere al continuității. Documentele care, înaintea implementării, trebuiau sa parcurgă mai mulți pași până la stocarea în fișiere, se pot regăsi acum într-un sistem IT integrat și în contextul de business conex. Orice document întocmit de Charisma pentru a fi trimis la client este acum accesibil electronic în DMS. Modulele Business Intelligence și Point of Sale/Web Leasing & Credit au completat fluxul. De menționat este și raportarea DWH, o bază de date centralizată ce colectează toate datele utilizate pentru BI și pentru alte rapoarte precum BASEL 2 (raportare centralizată la nivel internațional cu privire la riscuri și garanții, clienți corporate). Interfațele au fost dezvoltate astfel încât să permită companiei să respecte reguli complexe și un management al datelor cu privire la metoda avansată de raportare BASEL 2.
 
A doua fază a implicat implementarea Customer Relationship Management, inclusiv a modulelor pentru procese de business care implică suportul pentru automatizare pentru Collection, activități de Remarketing , Legal și Repossession.
 
Ultima fază, care încă nu a fost demarată, se referă la e-care (Customer Self Service Portal) și suport pentru Workflow.
 
Rezultate
 
Implementarea a fost realizată cu viteza luminii. Revizuirea și aprobările au durat două luni, iar dezvoltarea s-a realizat până în luna noiembrie. Fazele critice ale unui proiect care în mod normal ar fi planificat într-un an s-au realizat în numai opt luni. Noul portal Point of Sale a fost proiectat cu un grad ridicat de usabilitate și a fost complet funcțional pentru live, cu 600 de utilizatori din forța de vânzare și analiști de credit accesându-l simultan.
 
Modulele sunt complet integrate și facilitează oportunități de creștere serioasă a ritmului de lucru, permițând accelerarea procesului de la un capăt la altul într-o manieră orientată spre client. În cadrul aceluiași obiectiv de optimizare a proceselor orientate către client, acordarea eventualelor linii de credit se realizează acum automatizat și nu mai necesită urmărirea manuală a mai multor fișiere. Baza de date unică și noul modul Business Intelligence permit o raportare rapidă, ușoară și flexibilă.
 
Noul sistem susține o nouă abordare de vânzări – vânzări prin dealeri din afara canalului bancar - permițând BNP Paribas Leasing Solutions să dezvolte o nouă linie de business. Prin această implementare noile procese de business din sistem au fost optimizate, know-how-ul angajaților a fost documentat și transferat în sistem, ceea ce se reflectă într-un mai bun control al business-ului; drept rezultat, erorile din business-ul de zi cu zi cauzate de limitarile vechiului sistem au fost eliminate.
 
“Sunt mândru mai ales de rapiditatea și calitatea implementării Charisma. Cu toții am știut încă de la început că provocarea va fi imensă deoarece avem un termen limită foarte aproape din cauza constrangerilor de reglementare. Spiritul excelent și solidaritatea exemplară între echipa de implementare TotalSoft, specialiștii IT BGL BNP Paribas și utilizatorii cheie din partea BNP Paribas Leasing Solutions ne-au permis să realizăm obiectivele în perioada de timp impusă. Nici chiar în faza critică de migrare de la finalul anului 2013 nu am remarcat un impact negativ asupra clienților nostri. Fiind conștienți că ultimele module care sunt încă în faza de implementare ne vor îmbunătăți și mai mult fluxurile de procese, astăzi sunt convins că proiectul este un succes important, realizat în timpul și bugetul agreat.
Doresc să le mulțumesc și doresc să felicit pe toți cei ce au contribuit la acest succes pentru activitatea lor excelentă.”
 
General Manager, BNP Paribas Leasing Group Luxembourg.