Implementarea Charisma eProcurement a avut ca obiective creșterea productivității, prin automatizarea și optimizarea procesului de cumpărare și vânzare a resurse materiale și a mărfurilor, precum și creșterea transparenței companie.
Despre companie:
Rafinăria Petrotel-Lukoil este membră a Lukoil, una dintre marile companii internaționale de petrol și gaze, integrate pe verticală, reprezentând 2,2% din producția mondială de petrol.
În România, Rafinăria Petrotel-Lukoil reprezintă o tradiţie de peste 100 de ani în prelucrarea ţiţeiului, timp în care a cunoscut mai multe etape de dezvoltare, extindere de capacitate şi diversificare produse. După preluarea pachetului majoritar de acţiuni în anul 1998 de către Compania Lukoil, s-a desfăşurat şi se derulează în continuare un amplu progam de modernizare a întreprinderii în scopul transformării ei într-o rafinărie eficientă şi performantă.
Modernizările efectuate în ultimii ani în instalaţiile tehnologice au permis obţinerea carburanţilor - benzine şi motorine conform cerinţelor de calitate impuse de Uniunea Europeană ceea ce conduce implicit și la reducerea poluanţilor în mediu. Valoarea totală a investiţiilor realizate în perioada 2003-2012 depaseşte cifra de 420 milioane dolari.
Situația
În cadrul Rafinărie Petrotel Lukoil achizițiile de materii prime, consumabile, utilaje de mici și mari dimensiuni, servicii, programe investiționale etc. sunt gestionate de Serviciul Aprovizionare care răspunde de organizarea și derularea tuturor licitațiilor companiei. Pentru realizarea cât mai eficientă a activității de achiziții, volumul saptămânal depășind 10 licitații, acestea sunt împărțite în două categorii: licitații simplificate, pentru achizițiile cu o valoare mai mică de 25 000 USD și licitații complexe, pentru achizițiile care depășesc această valoare. Pentru fiecare categorie în parte există proceduri interne bine stabilite, care pornesc de la etapa de precalificare a ofertanților / furnizorilor și urmăresc toți pașii până la achiziția propriu-zisă, urmărindu-se cu consecvență raportul calitate-preț.
Până în septembrie 2012, ambele categorii de licitații se desfășurau în mod tradițional. Realizate pe cu pixul pe hârtie, pregătirea și derularea licitațiilor dura cca 22 zile, implicând un consum important de resurse umane pentru centralizarea datelor. De multe ori procesul de obținere a aprobărilor interne se dovedea a fi și el un inconvenient major, precum și cel de completare a diverselor formulare prevăzute în procedura de achiziție.
Un alt aspect foarte important urmărit de Serviciul Aprovizionare a fost creșterea transparenței și atragerea unui număr mai mare de participanți la licitații.
“Creșterea productivității, prin automatizarea și optimizarea procesului de cumpărare și vânzare a resurse materiale și a mărfurilor, precum și creșterea transparenței companiei au fost cele două obiective primordiale ale proiectului. Ne-am propus să începem cu un pilot, în care am inclus automatizarea licitațiilor în forma simplificată” a declarat dl. Director General Adjunct Mentenanță și Reparații Utilaje, PETROTEL - LUKOIL.
Soluția
Identificarea furnizorului de software care să dezvolte sistemul de achiziții s-a făcut în urma unei selecții de oferte la care au participat principalii jucători ai pieței de soluții software de business. TotalSoft a fost declarat câștigător în baza experienței pe care o avea în dezvoltarea unor soluții de eProcurement utilizate la nivel național, dar și internațional.
Charisma eProcurement are o interfață web, publică și accesibilă tuturor celor care vor să devină furnizorii rafinăriei și o aplicație de backoffice, bazată pe tehnologie CRM de la Microsoft, gestionată intern de Serviciul de Aprovizionare.
Personalizarea soluței s-a făcut astfel încât să urmărească pas cu pas procedura internă de achiziții a rafinăriei. Din momentul în care se postează un anunț de licitație, furnizorii sunt anunțați câte zile au la dispoziție pentru a-și manifesta intenția de participare și pentru a depune oferta. Accesul se face pe bază de user și parolă, oferta o dată înscrisă fiind preluată automat de responsabilii pentru analiza tehnică și economică. Furnizorii ale căror oferte sunt validate conform acestor criterii, care vor intra în licitație, sunt anuntați automat din sistem asupra datei și orei licitației electronice.
O nouă etapă a proiectului este pregătirea procesului automat de achiziții a serviciilor, caracteristicile de calificare la o astfel de licitație implicând unități de masură și de evaluare calitativă, diferind mult față de cele de achiziții materii prime și materiale.
Următoarea etapă în utilizarea sistemului dezvoltat de TotalSoft este mărirea plafonului licitațiilor derulate prin intermediul acestuia la valoarea de 100 000 USD.
Rezultate
Studiu de caz realizat în anul 2014.