Altimex: O performanță care părea imposibilă

Compania
Altimex Pro Internațional are o experienţă de peste 15 ani în importul şi distribuţia echipamentelor de climatizare și ventilație profesionale, comercializând mărci de la producători de renume, precum Toshiba, Mitsubishi Heavy Industries, Carrier, Johnson Controls, Schneider Electric, Stulz, Tecnair, Condair, LMF, Dantherm, Camfil –Farr, Intesis, ALP şi PDM.
Produsele sunt comercializate prin intermediul partenerilor săi autorizaţi (dealeri), compania fiind pentru aceștia un hub de produse, soluții și servicii de natură tehnică. Altimex se adreseaza unei game largi de aplicaţii, cum ar fi: rezidenţiale (apartamente, case, vile), comerciale (sedii de bănci, magazine, restaurante), industriale (hale, zone de producție), spitale (săli de operație) şi business (clădiri de birouri, hoteluri, ansambluri, centre comerciale şi de relaxare).
În anul 2014, compania a marcat o creștere a cifrei de afaceri cu 40% și a deschis premisele unei dublări a acesteia în 2015.

Situația
Sistemul ERP cu care Altimex lucra la începutul anului 2014 nu mai corespundea cerințelor companiei, fiind considerat îmbătrânit din punct de vedere al tehnologiei. Neajunsurile majore se înregistrau în zona activității de ofertare care, nefiind acoperită de sistem, se gestiona în word și excel, precum și în cea de analiză de business. Programul național de accesare de fonduri europene nerambursabile pentru informatizare a fost o oportunitate venită la momentul potrivit pentru Altimex, de care compania a profitat.  
“Am accesat fondurile europene cu obiectivul de a implementa un sistem ERP care să ne ajute să construim mai ușor fluxurile de business, să putem măsura ulterior rezultatele și să avem o mai bună transparență asupra activității noastre atât în termeni operaționali, cât și în termen financiari. Am considerat că pentru a aplica corect principii de business noi, moderne, trebuie să fim în aceeași linie și în ceea ce privește tehnologia” apreciază Senior Managing Partner, Altimex Pro Internațional.

Soluția
Suita de soluții software Charisma, cu componentele de ERP, CRM, BI și Management de Resurse Umane, a permis centralizarea informațiilor într-o bază de date unică și o trecere ușoară de la operațional la contabilitate, tradusă în final într-o precizie mai mare.  
În plus, Charisma ERP a inclus o activitate importantă pentru companie, cea de service, eliminând evidențele ținute în excel. Deși procesele de business erau complexe din punct de vedere al diversității lor, Charisma a permis customizarea unor fluxuri clare și automatizarea activității. Practic, de la momentul înregistrării unei cereri de service, calculul devizului, în functie de particularitățile specifice fiecărui client, și până la soluționarea ei, toate datele au trasabilitate în sistem.  
Un rol esential l-a avut componenta de CRM, utilizată pentru a ordona activitatea de ofertare a companiei. Altimex fiind preponderent tehnică, cu produse și servicii de natură tehnică, activitatea de ofertare necesita multă muncă manuală, în excel și word. Numeroasele versiuni de documente si de tabele de calcul complexe împiedicau un mod de lucru organizat. Integrarea Charisma ERP cu soluția CRM  a fost esențială pentru centralizarea informației și automatizarea proceselor.  
“Unui singur client i se pot face și 20 de oferte până să ia decizia de achiziție, de multe ori modificările de la o ofertă la alta fiind substanțiale. De la echipamentele ofertate și până la politica de prețuri și discounturi, totul trebuie urmărit cu foarte mare atenție. Un astfel de proces poate dura chiar și un an de  zile, timp în care se pot schimba responsabilii de proiect. În acest context, păstrarea unui istoric clar și centralizat al fiecărui client este vitală pentru a putea fi eficienți” marturisește project managerul implementarii Altimex.

Soluția de BI a întregit sistemul cu funcționalități de analiză detaliată a indicatorilor de vânzări, profitabilitate, centre de cost etc.

Rezultate

• prin automatizarea fluxurilor care susțin activitatea de service s-a eliminat practic munca de backoffice. “Nu mai stăm o oră să calculăm și să verificăm o ofertă de service, o face sistemul pentru noi, în mod automat, pe baza datelor existente, iar acuratețea este cu totul alta. Eficiența a crescut pe tot lanțul, de la primul contact cu clientul, până la momentul facturării și încasării, se simte utilitatea sistemului” apreciază dl Simion.
• utilizarea CRM-ului pentru gestionarea optimă a relației cu clienții are impact inclusiv la nivelul vânzărilor. “Istoricul este foarte important pentru vânzarea în sine, cand începi să înțelegi profilul clientului reușești mult mai ușor să finalizezi cu succes procesul de vânzare. Știind ce oferte am făcut, tipul fiecarui client, profilul lui, ce activități are, ce echipamente are de la noi, putem să construim o relație pe termen lung cu clienții noștri”  spune dl Simion.
• procesele din companie și fluxurile de lucru sunt mai clare și impactul se duce până la nivelul fiecărui membru al echipei. “Zonele de interferență între două descrieri de job sunt acum mult mai clar delimitate. Și asta doar din fluxurile definite în sistem. Diferențele de responsabilitate între un om de vânzări, unul de logistica și unul financiar sunt mult mai clare“ declară dl  Simion.
• componenta de BI oferă o informație valoroasă pentru management, la un nivel superior, având impact la nivel decizional. “Charisma raspunde în mod optim nevoilor noastre de business și de analiză, oferindu-ne o vizibilitate mult mai mare asupra afacerii”  mărturisește dl Iordan.  
• a crescut eficiența operațională, Altimex reușind să realizeze mai multe, cu mai puține resurse, într-un timp mai scurt. “În mod normal, o companie neinformatizată își crește numărul de oameni din backoffice, operaționali, cel putin proporțional cu creșterea cifrei de afaceri. Noi am reușit o performanță pe care nu o credeam posibilă în urmă cu jumătate de an. În 2015 ne vom dubla cifra de afaceri cu un număr mai mic de oameni în backoffice. Cel mai mare aport în această ecuație îl are sistemul Charisma” încheie domnii Simion și Iordan.