Regina Maria: Charisma Document Management a oferit o situație centralizată a contractelor

Compania

REGINA MARIA, cea mai extinsă rețea privată de sănătate din România, și-a câștigat poziția de lider pe piața medicală românească datorită calității serviciilor oferite și a numărului impresionant de unități medicale prin intermediul cărora se adresează celor peste 230 000 abonați şi altor sute de mii de pacienți din retail.
În cifre, la nivelul lunii iulie 2015, Rețeaua privată de sănătate REGINA MARIA înseamna: 19 policlinici proprii, patru spitale, două  maternități, cinci  campusuri medicale, cinci centre de imagistică, o bancă proprie de celule stem și peste 188 de policlinici partenere in țară. Activitatea este sustinută de o reţea naţională de laboratoare clinice (Bucureşti, Braşov, Constanţa, Bacău, Cluj și Craiova) care asigură atât analizele medicale în regim de urgență solicitate de spitale, precum și analizele cu regim normal venite din celelalte unități. Rețeaua de laboratoare asigură o gamă largă de investigații, de la cele uzuale și până la cele de diagnostic avansat, în total depășind 1.500 de tipuri de analize.

Situația

Un business atât de extins este susținut de o echipă importantă de medici și furnizori, a căror activitate  generează un volum mare de informații și date. Dintre acestea, o categorie importantă este reprezentată de contracte (de vânzări, achiziție, colaborare medici, corporate, marketing etc.). Organizarea și gestionarea optimă a acestora a devenit o problemă pentru companie încă din anul 2013 când a devenit clar nu se mai putea lucra în mod tradițional (pe hârtie, cu plimbarea unui contract de la un birou la altul). Pe lângă problemele de organizare efectivă a contractelor, se pierdea timp valoros în procesul de aprobare a unui contract, care presupunea acordul mai multor persoane, cu completarea manuală a datelor pentru fiecare client sau cu lipsa unui istoric al acestora.  

Soluția

REGINA MARIA utiliza deja o platformă software complexa de la TotalSoft, cu componente integrate care permiteau gestionarea întregii activități în mod unitar. Adăugarea în platformă a unei noi soluții din portofoliul TotalSoft se putea face rapid și cu beneficiile specifice unei soluții integrate.
Pentru această problemă specifică, TotalSoft a propus soluția Charisma Document Management integrată cu Charisma CRM, sistem care era deja utilizat în companie pentru managementul relației cu clienții.
Implementarea Charisma Document Management s-a realizat pe baza specificaţiilor definite de echipa REGINA MARIA și a acoperit de la partea de generare a contractului, întreg fluxul de aprobare cu înregistrarea tuturor observațiilor pe contract și până la arhivarea lui. Soluția este dezvoltată pe tehnologie Microsoft SharePoint, ca un add-on la ERP-ul Charisma.

Rezultate

• În urma implementării soluției s-a obținut o transparență totală asupra procesului de aprobare, putându-se stabili cu ușurința unde și de ce s-a blocat un contract;
• Datorită gestionării în mod electronic a contractelor s-a scurtat foarte mult timpul de aprobare. Pentru a evita întârzierile din orice motiv, s-au definit în sistem notificări automate la intrevale de timp standard, precum și generearea și transmiterea unui raport de task-uri întarziate;
• Task-urile / contractele de aprobare sunt trimise automat de sistem pe un flux prestabilit, în funcție de tipul de contract;
• Sistemul permite păstrarea versionărilor de contract, de la momentul inițierii și până la semnare, putându-se consulta oricând comentariile aprobatorilor. Mai mult, în momentul în care contractul primește aprobarea finală, sistemul generează automat o fișă centralizatoare, cu toate comentariile, fișă care devine copertă a contractului, putând fi consultată la nevoie cu ușurință;
• Integrarea sistemului cu soluția CRM permite extragerea automată a informațiilor necesare completării contractelor, garantând corectitudinea informațiilor. În plus, în soluția CRM, fiecarui client i s-a atribuit un link către arhiva contractelor sale, putându-se accesa în orice moment, orice contract, indiferent de anul în care s-a semnat, de account în portofoliul căruia se află etc.;
• S-a obținut o situație centralizată a contractelor, pe categorii, cu numere de întregistrare, coduri de client, obținându-se astfel o trasabilitate totală a acestora.