Regina Maria reduce prețul achizițiilor cu 10-25% cu soluţia de eProcurement de la TotalSoft
La o valoare a licitaţiei care a depăşit peste 3 milioane de Euro, am obținut o economie pe articole care a variat între 10-25%, un procent uriaș dacă îl raportăm la investiţia făcută pentru această soluţie software, rezumată la un abonament lunar care ne oferă accesul la platformă.
- Logistics, Technical & Acquisitions Manager
Regina Maria
Compania
Regina Maria, cea mai mare rețea privată de sănătate din România, și-a câștigat poziția de lider pe piața medicală românească datorită calității serviciilor oferite și a numărului impresionant de unități medicale prin intermediul cărora se adresează celor peste 180 000 abonați, şi a altor sute de mii de pacienți retail. În cifre, la începutul anului 2013, rețeaua Regina Maria însemna: 18 policlinici proprii, cinci spitale, două maternități, trei campusuri medicale, cinci centre de imagistică, o bancă de celule stem și peste 140 de policlinici partenere.
Activitatea este sustinută de o reţea naţională de laboratoare clinice (Bucureşti, Braşov, Constanţa şi Bacău) care asigură atât analizele medicale în regim de urgență solicitate de spitale, precum și analizele cu regim normal venite din celelalte unități. Rețeaua de laboratoare asigură o gamă largă de investigații, de la cele uzuale și până la cele de diagnostic avansat, în total depășind 1.300 de tipuri de analize.
Situația
La sfârșitul fiecărui an, odată cu alcătuirea bugetului pentru următoarea perioadă fiscală, compania își negociază și prețurile de achiziție a medicamentelor și echipamentelor medicale. Deși furnizorii nu sunt mulți, piața românească de medicamente fiind împărțită între maxim 10 jucători, procesul de negociere și selecție a celei mai bune oferte este greoi, consumă foarte mult timp și efort uman. Până anul trecut, timp de câteva luni, echipa de achiziții compusă din 4 oameni trimitea cereri de ofertă către toți furnizorii de medicamente, negocia prețuri, compara oferte, renegocia și, într-un final, după nenumărate analize, agrea condițiile și prețurile de achiziție cu un furnizor.
Pe lângă efortul imens care canaliza atenția întregii echipe asupra procesului, nimeni nu putea garanta că rezultatul era maximul care putea fi obținut printr-o licitație transparentă, care să pună față în față toți furnizorii. Aceasta a fost și concluzia firmei internaționale de management consulting pe care Regina Maria a angajat-o în 2012 în vederea îmbunătățirii performanțelor companiei și a reducerii costurilor.
Achiziția unui instrument (sistem informatic) specializat pentru derularea negocierilor cu furnizorii, care să ajute la eficientizarea procesului și la maximizarea rezultatului, a fost o decizie unanim acceptată.
Pasul imediat a fost contactarea TotalSoft, compania care furnizase deja sisteme informatice vitale pentru activitatea sa, cum ar fi Charisma ERP și Charisma Medical Software, prin intermediul cărora Regina Maria își gestiona activitatea financiar-contabila, dar și cea medicală și de laborator.
“Știam că TotalSoft are o soluție software de eProcurement pentru că văzusem o prezentare a ei prin vara așa ca i-am chemat la o discuție pentru a identifica daca era ceea ce avem noi nevoie” - Manager Achiziții, Tehnic & Logistică, Regina Maria.
Soluția
Cu suportul oferit de TotalSoft și al companiei de consultanță s-a stabilit că soluția optimă pentru îmbunătățirea procesului de selecție a furnizorilor este un sistem de licitații online, care să pună furnizorii în competiție directă și transparentă. TotalSoft a oferit Charisma eProcurement, a cărei versiune SaaS este găzduită și implementată împreună cu partenerul său din UK, Market Dojo. Astfel, s-a obținut o soluție care putea fi utilizată imediat, nu necesita costuri mari de achiziție, elimina investiții în infrastructură și nu solicita implicarea resurselor interne. De asemenea, etapa de testare se reducea semnificativ.
“Din momentul în care am spus vrem, până când am derulat prima licitație, au trecut două săptămâni. TotalSoft ne-a prezentat soluția, a făcut un cont care ne-a permis testarea sistemului pentru a fi siguri că răspunde întocmai nevoilor noastre, iar în cea de-a cincea zi am trimis invitațiile pentru prima licitație” - reprezentantul Regina Maria.
Pentru a beneficia rapid de sistem s-a decis ca în prima fază acesta să nu se integreze cu soluția financiar-contabilă (Charisma ERP), iar necesarul de achiziție să fie creat și centralizat în afara ei, pe baza unor șabloane care să poată fi încărcate ulterior printr-un simplu import. Următorul pas va fi integrarea celor două sisteme, astfel încât necesarul de aprovizionare să se transfere direct.
Astfel, într-un timp scurt s-a putut pregăti o licitație majoră, de peste 3 Mil Euro, care avea ca scop stabilirea prețurilor de achiziție a materiilor prime (în special medicamente) pentru următorii 3 ani. Calificarea participanților s-a facut înaintea licitației, în afara sistemului, din rațiunea de a nu lungi prea mult procesul prin introducerea datelor în sistem. S-au stabilit și agreat criteriile tehnice, de calitate, termenele de plată și de livrare, oferete de pornire, lista acelor articole pentru care, din diverse motive, furnizorii nu puteau licita, astfel încât licitația propriu-zisă să ia în considerare doar prețul.
Pentru obținerea celui mai bun preț, în sistem s-au introdus prețuri de referință pentru fiecare articol pentru ca la finalul licitație să se poată afla o rentabilitate clară a acțiunii. Cu această ocazie s-a constatat că față de prețurile ofertate inițial de furnizori, discounturile au ajuns să depășească și 20%.
Pentru a preîntâmpina ridicarea unei probleme de natură tehnică sau de operare din partea paricipanților, care nu au fost scolarizați pentru utilizarea sistemului, TotalSoft le-a asigurat acestora consultanța în timpul licitației.
Rezultate
- Efect imediat. Statistic, doar în urma procesului de negociere se obțin economii între 5-25%
Timpul necesar pregătirii licitației s-a redus la o săptămână, iar licitația propriu-zisa a durat 1 ora, la sfârșitul acestui timp obținându-se cel mai bun preț al pieței pentru fiecare produs licitat. “La o valoare a licitației care a depășit peste 3 milioane de Euro, am obținut o economie pe articole care a variat între 10-25%, un procent uriaș dacă îl raportăm la investiția făcută pentru această soluție software, rezumată la un abonament lunar care ne oferă accesul la platformă”.
- Soluție standard, validată, care a permis o implementare extrem de rapidă
Procesul de negociere s-a redus de la minim o lună, cât dura în mod normal, la 1 oră, licitarea facâdu-se online, în conditii de transparență totală pentru toți participanții la licitație. “Pe tot parcursul licitației, fiecare participant a văzut în timp real locul pe care îl ocupa cu oferta sa, putând să decidă dacă acordă un nou discount care să îl plaseze în poziția câștigătoare.”
Suportă divese tipuri de achiziții, de la contracte cadru la comenzi on spot, de la comenzi de papetarie până la obiecte de inventar etc.
Introducerea în sistem a datelor necesare licitației s-a facut în câteva ore, interfața fiind extrem de intuitivă și axată pe principiul întrebare-răspuns. În plus, pentru fiecare pas al configurării există un help contextual astfel încât orice neclaritate ar avea utilizatorul să poată fi elucidată rapid, fără să fie necesară apelarea furnizorului de software. “Majoritatea dorințelor pe care le-ai putea avea la derularea unei licitații se regăsesc deja în sistem, dovadă că pentru derularea unei licitații atât de mari, cu tipuri variate de articole, nu am avut nevoie de nici o dezvoltare suplimentară”.
- Foarte intuitivă, participanții nu au avut nevoie de scolarizare
Consultanța oferită de TotalSoft participanților la licitație a redus la minim posibilitatea apariției oricărei probleme de operare. “Dacă noi testasem sistemul și nu aveam nici o emoție legată de funcționarea lui, am vrut să ne asigurăm că participanții la licitație vor beneficia, în caz de nevoie, de asistență tehnică specializată. Doar 3 companii au avut nevoie să fie ghidate în sistem pentru a putea licita.”
- Reduceri de costuri de implementare
Economiile realizate provin din mai multe zone, dar în primul rând din faptul că alegerea unei soluții în regim Software as a Service a redus semnificativ efortului investițional inițial.
- Reducerea efortului de mentenanță și dezvoltare
Achiziția soluției în regim SaaS reduce investiția companiei doar la nivelul plății unui abonament, fără costuri de mentenanță sau dezvoltari suplimentare, ROI-ul fiind rapid și semnificativ.
Studiu de caz realizat în anul 2013.