Vimetco (ALRO Slatina): simplitate în utilizare și ordine în structurarea informațiilor prin Charisma Intranet

Am căutat un partener care să aibă referințe solide la nivel enterprise și care să ne convingă că va finaliza proiectul conform cerințelor definite de noi și în termenul de livrare solicitat.

- Head of Information Systems Structure

Vimetco (ALRO Slatina)

Compania
Vimetco este un producător global de aluminiu și produse din aluminiu, care deține facilități integrate pe verticală, de la extracție până la procesare primară sau complexă. Vimetco procesează anual peste 680.000 de tone de aluminiu. Compania derulează operațiuni în Sierra Leone, China și România și este listată la Bursa de la Londra. În România, Vimetco deține pachetul majoritar de acțiuni al producătorului de aluminiu Alro Slatina, precum și producătorul de alumină Alum Tulcea, iar activitatea comercială este derulată prin intermediul companiei Vimetco Trading. Produsele fabricate în România au fost certificate NADCAP și sunt conforme cu cerințele existente în industria aerospațială, Airbus fiind unul dintre clienții importanți. Activitatea pe piața locală implică peste 5.000 de angajați, distribuiți în mai multe locații. Producția de aluminiu este un sector de activitate foarte sensibil și prin urmare Vimetco trece periodic prin sesiuni de audit atât din partea autorităților, cât și a clienților.

Situația

În cadrul Vimetco ALRO există un portal corporativ accesibil prin intranet, dezvoltat la începutul anilor 2000 pe o platformă freeware însă era complet depășit ca funcționalități și design, iar echipa care dezvoltase proiectul nu mai lucra în cadrul companiei. Din cauza tehnologiei depășite, potențialul de dezvoltare al platformei era minim. În esență, portalul respectiv găzduia o bază de date cu documente, permitea plasarea de anunțuri și oferea angajaților informații minimale despre cursul valutar, cotațiile bursiere internaționale, cursurile organizate intern etc. Portalul nu oferea opțiuni pentru indexarea și arhivarea documentelor, ceea ce făcea căutarea acestora o activitate aproape imposibilă. Deasemenea, nu se înregistrau versiunile documentelor și prin urmare angajații nu aveau siguranța lucrului cu ultima versiune a unui document.

„Anterior, o bună parte din documente erau păstrate insular, la nivelul fiecărui departament. Această situație împiedica lucrul colaborativ, iar căutarea și identificarea ultimei versiuni a unui document era foarte dificilă” afirmă Human Resources & General Affairs Director, ALRO Slatina - Romania. Evident, această situație afecta productivitatea angajaților și genera erori, inclusiv în cadrul proceselor de audit.

Soluția

Pe baza cerințelor acumulate în timp prin discuții cu principalele departamente ale companiei, în 2010, echipa IT împreună cu departametul de Resurse Umane al Vimetco ALRO a realizat un business case pentru dezvoltarea unui nou portal intranet.

După analiza soluțiilor existente pe piața, Vimetco ALRO a ales platforma Microsoft SharePoint, pe baza notorietății produsului și a referințelor existențe atât internațional, cât și local. „Ne-am dorit un produs care să fie pe piață și peste 10 ani, iar Microsoft oferă un roadmap foarte clar pentru SharePoint. Mai mult, existau numeroase referințe cu privire la proiecte de integrare Microsoft SharePoint-SAP ceea ce a fost un element relevant pentru noi” afirmă Roman Bulat.

Au fost identificate și alte soluții care însă nu s-au ridicat la standardele definite de echipa de proiect a Vimetco ALRO. După alegerea platformei, Vimetco ALRO a organizat o licitație pentru alegerea unui partener Microsoft, capabilă să dezvolte un proiect de calitate. În cadrul licitației, compania TotalSoft s-a impus prin prezentarea celor mai bune referințe și a unei echipe experimentate.

„Am căutat un partener care să aibă referințe solide la nivel enterprise și care să ne convingă că va finaliza proiectul conform cerințelor definite de noi și în termenul de livrare solicitat” declară Head of Information Systems Structure la Vimetco ALRO.

Proiectul s-a derulat în perioda iulie-septembrie 2011 și a constat în dezvoltarea unui portal intranet pe baza platformei Microsoft SharePoint 2010, integrată cu Microsoft Exchange Server. În etapa curentă, soluția a acoperit doar companiile active în România, existând însă planuri de extindere a intranet-ului și pentru sediile din alte locații internaționale ale companiei.

Pe baza listei de cerințe definite de echipa Vimetco, TotalSoft a configurat platforma SharePoint, a dezvoltat funcționalități suplimentare și a asigurat integrarea cu aplicații terțe, printre care și SAP. Organigrama companiei a fost mapată în SharePoint pentru ca fiecare utilizator să aibă un spațiu propriu de lucru, iar platforma a fost integrată cu Active Directory, ceea ce permite o autentificare unică la nivel de stație precum și setarea rapidă a unei politici personalizate la nivel de acces la resurse și informații. A fost dezvoltată o zonă generală de acces cu informații de interes public: anunțuri interne, forum, registru telefonic etc precum și site-uri dedicat pentru anumite departamente. Site-ul pentru departamentul de achiziții conține procedurile de lucru ale departamentului, cotațiile diverselor produse; lista furnizorilor agreați, formulare, balanțe precum și un flux propriu de aprobare documente. Similar, site-ul pentru departamentul financiar-contabilitate conține proceduri de lucru, indicatori financiar, biblioteca de documete, situații financiare etc.

Secțiunea dedicată Departamentului Resurse Umane permite accesul la formulare tipizate, contractul colectiv de muncă, legislația muncii, regulamente interne, dosar deduceri fiscale, biblioteca de resurse umane, formare profesională etc. Portalul a fost integrat cu platforma de Management al Resurselor Umane utilizată de ALRO pentru obținerea informațiilor referitoare la angajați direct din baza de date de personal și preluarea automată a informațiilor din fișele de pontaj care se completează în SharePoint.

De asemenea, departamentul IT are un site dedicat care conține un forum cu întrebări și răspunsuri la probleme cu care se confruntă utilizatorii sistemelor informatice, management de proiect, template-uri pentru documentația de proiect, manuale de utilizare etc. Complementar informațiilor structurate la nivelul departamentelor, prin intermediul unor servicii web au fost aduse în interfața de SharePoint informații de interes pentru angajați din terțe surse, interne și externe.

Documentele vechi au fost indexate, arhivate și mutate într-o locație comună pentru simplificarea căutărilor. Portalul a fost integrat cu Microsoft Outlook în vederea atenționării angajaților companiei în legătură cu diverse evenimente: aprobarea unui document, plasarea sau modificarea unui document etc.Utilizatorii au la dispoziție și funcționalități de Task Management. Interfața este bilingvă (română și engleză), iar pentru facilitarea adopției, a fost personalizată pe specificul Vimetco (culori, logo etc).

Portalul permite accesul a până la 1.000 de utilizatori concurenți și este accesibil din toate cele trei locații din România, dar și remote din exteriorul țării. „Vimetco este o companie de producție, iar mediul de lucru nu este exclusiv unul de birou. Prin urmare, o idee de bază a proiectului a fost să oferim simplitate în utilizare și ordine în structurarea informațiilor”.

Rezultate

Dezvoltarea portalului intranet pe tehnologie Microsoft SharePoint și gradul extins de utilizare a platformei au făcut ca beneficiile proiectului să se regăsească pe mai multe paliere, de la eficientizarea colaborării interne în cadrul Vimetco ALRO până la îmbunătățirea imaginii companiei.

Imbunătățirea imaginii companiei și a relațiilor cu partenerii de afaceri. Partenerii Vimetco ALRO, furnizori sau clienți, cer acces la portalul corporativ pentru consultarea documentelor tehnice, a normelor de producție și instrucțiunilor iar utilizarea SharePoint permite acest acces și contribuie la formarea unei imagini de profesionalism și standarde ridicate de calitate. „Când ai parteneri din industria aeronautică, o astfel de imagine este obligatorie pentru dezvoltarea unor relații durabile. Anterior trimiteam aceste documente prin e-mail însă era o soluție care genera încurcături legate de recepționarea mesajelor și a versiunilor acestora. Ulterior, am hotărât că pentru fluidizarea relațiilor de afaceri trebuie să folosim instrumente informatice de același calibru cu partenerii noștri” consideră Roman Bulat.

Reducerea costurilor prin integrarea în SharePoint a unor instrumente de gestiune a Resurselor Umane care permit completarea în format digital a fiselor de pontaj și exportul automat către aplicația dedicata pentru payroll. ,,Aceste operațiuni se făceau anterior manual, pe hârtie și dura o lună întreagă, având în vedere cei 5.000 de angajați. În urma implementării soluției dezvoltate de TotalSoft am redus resursele umane implicate, iar activitatea este finalizată în doar o săptămână. Doar aceast beneficiu și deja s-a justificat investiția în proiect, fără a mai lua în calcul și celelalte beneficii. ” afirmă Roman Bulat.

Îmbunătățirea colaborării dintre angajați. Inexistent anterior, lucrul colaborativ a devenit a devenit un element de bază în cadrul Vimetco ALRO după finalizarea proiectului Microsoft SharePoint. Angajații pot gestiona în comun proiecte, fluxuri de lucru și documente, își pot aloca task-uri. Deasemenea, sunt eliminate erorile în comunicarea internă prin identificarea exactă a ultimelor versiuni ale documentelor, a persoanelor sau departamentelor care au generat modificarile.

Creștere de productivitate a angajaților prin acces rapid la aplicații și documente precum și prin simplificarea lucrului colaborativ. SharePoint a pus ordine în documentele Vimetco ALRO prin așezarea acestora pe o structură unitară și logică precum și prin indexarea documentelor pentru căutari facile. Timpul alocat căutării documentelor prin diverse servere și stații locale este folosit acum pentru activități mai productive.

Simplificarea proceselor de audit prin acces rapid și transparent la documente. O companie cu specificul Vimetco ALRO trece anual prin mai multe auditări legate de sistemul de producție, mediu, calitatea produselor, proceduri etc. Pentru orice auditor extern Microsoft SharePoint este un instrument cunoscut și credibil prin care are acces rapid la orice document necesar, versiuni, persoane care au generat modificari etc.

Accelerarea procesului de training prin acces rapid la resurse educaționale. Portalul intranet pune la dispoziția angajaților o documentație complexă de training, inclusiv multimedia și permite sesiuni de eLearning atât individuale, cât și de grup.

Acces rapid la spațiul de lucru. Toate aplicațiile sunt integrate la nivel de SharePoint și Active Directory, iar angajații pe baza single sign-on au acces la toate aplicațiile pentru care au drepturi și pe care le folosesc în mod curent.

"Intensificarea colaborării interne și imbunătățirea imaginii în fața partenerilor sunt cele mai importante beneficii pe care Vimetco ALRO le-a înregistrat prin utilizarea soluției dezvoltată de TotalSoft pe tehnologie Microsoft SharePoint." - Human Resources & General Affairs Director, ALRO Slatina - România.

Studiu de caz realizat în anul 2012.