BRD - Groupe Société Générale: TotalSoft - furnizor unic de soluții și servicii de HR

Compania
BRD - Groupe Société Générale este a doua bancă românească, după mărimea activelor, parte a  Grupului Société Générale, unul dintre cele mai mari grupuri bancare din zona euro. În România, BRD - Groupe Société Générale are aproape 10 000 de angajaţi fiind prezentă, printr-o reţea de peste 800 de agenţii, în toate judeţele ţării. Compania număra 2,4 milioane clienţi activi şi peste 2,2 milioane de carduri emise.


Situația
În vederea creşterii calităţii serviciilor de salarizare atât pentru salariaţii băncii, cât şi pentru cei ai filialelor, BRD - Groupe Société Générale a demarat în anul 2007 o amplă acţiune de cercetare de piaţă în vederea găsirii celui mai potrivit furnizor către care să externalizeze serviciul de calcul salarial.

Furnizorul selectat trebuia să asigure, în plus, și platforma software care să permită colectarea securizată a tuturor informaţiilor necesare procesului de salarizare pe care să o integreze cu aplicația destinată managementul sistemelor de resurse umane utilizată de BRD - Groupe Société Générale la acel moment.


Soluția
Soluția aleasă a fost platforma Charisma HCM Portal, a casei de software TotalSoft. Condiţiile impuse de BRD Groupe Société Générale în alegerea companiei TotalSoft ca şi furnizor au vizat, pe de o parte, integrarea platformei Charisma HCM Portal cu aplicația Peoplesoft, utilizată în toate ţările în care grupul bancar era prezent, dar şi o serie de cerinţe tehnice care să crească calitatea comunicării cu angajaţii, precum transmiterea criptată, prin e-mail, a fluturaşului de salariu.

Prima etapă a proiectului a constat în instalarea soluţiei Charisma HCM Portal ca platformă software care să colecteze informaţiile necesare calculului salarial (ianuarie 2008). În luna următoare salariaţii BRD Group Societe Generale erau deja plătiţi cu ajutorul noului sistem, aceştia beneficiind şi de noile facilităţi privind fluturaşul de salariu: fiecare angajat a primit fluturaşul pe e-mail în format PDF, criptat cu ajutorul unei parole individuale pe care sistemul a generat-o automat şi a trimis-o prin SMS.

Pe scurt, la doar o lună de la startarea proiectului TotalSoft a generat automat fişiere care au fost trimise ca ataşamente în 9.000 de e-mailuri, precum şi 9.000 de PIN-uri trimise prin SMS, activităţi care au fost declanşate printr-un singur click şi care s-au finalizat în două ore.  

Implementarea sistemului de outsourcing salarial a reprezentat una din performanţele majore ale IT-ului românesc. Pe lângă complexitatea pe care o are un proiect  de asemenea anvergură, care presupune procesarea lunară a salariilor celor 10.000 de angajaţi, acesta s-a remarcat și prin constrângerea de timp, întreaga configurare şi adaptare a sistemului Charisma HCM fiind făcută în doar câteva luni.
 

La sfârșitul anului 2014, BRD Groupe Société Générale a decis trecerea activității de resurse umane pe soluția Charisma HCM de la TotalSoft. Astfel, după 7 ani de furnizare a serviciilor de calcul salarial pentru grupul BRD, TotalSoft a câștigat și gestiunea resurselor umane, banca alegând Charisma HCM pentru gestiunea personalului, a pontajului și a absențelor, compensații și beneficii, business intelligence, managementul carierei angajaților și training-ul lor. De asemenea, TotalSoft a oferit și componenta mobilă a soluției, Charisma HCM Mobile, precum și un modul de Self Service și Alerter.

Rezultatele

Beneficiarii proiectului sunt membrii Direcţiei HR ai BRD Groupe Societe Generale. Aceştia au acces instantaneu la toate datele salariaţilor de care răspund, prin intermediul modulului web al sistemului, Charisma HCM Portal.

Cu ajutorul Charisma HCM Portal aceştia generează, la solicitarea angajaţilor, diverse adeverinţe, inclusiv adeverinţe de salariu necesare pentru împrumuturi  bancare.  În situaţia în care un salariat şi-a rătăcit sau şters e-mailul cu fluturaşul, el poate notifica Direcţia HR, pentru retransmiterea fluturaşului parolat din Charisma HCM Portal.

Beneficiile obținute de BRD în urma extrenalizării către TotalSoft sunt:

• Reducerea costurilor operaţionale prin eliminarea orelor necesare personalului de HR pentru derularea unor activităţi de rutină, consumatoare de timp, precum calcularea zilelor de concediu, solicitări de adeverinţe, actualizarea de informaţii despre angajaţi;
• Eliminarea costurilor cu papetaria prin înlocuirea fluturașilor de salarii printați cu cei electronici;
• Creşterea productivitatii departamentului de resurse umane prin facilitatea comunicării cu angajații dispersați în toată țara (aplicația TotalSoft pune la dispoziția angajaților BRD toate informațiile de resuse umane de care aceștia au nevoie, în mod securizat);
• Motivarea şi responsabilizarea salariaţilor companiei;
• Acces rapid  la informaţiile despre angajaţi prin intermediul interfeţei web, informaţiile despre angajaţi sunt disponibile în orice moment, din orice loc.
• „Am externalizat serviciile de payroll către TotalSoft începând cu anul 2008 şi suntem mulţumiţi de alegerea făcută. Calitatea serviciilor furnizate băncii ne-a condus la dezvoltarea relaţiei prin adoptarea Charisma HCM în toate filialele Grupului Société Générale din România. În ansamblu, relaţia cu TotalSoft a contribuit la optimizarea activităţii de payroll şi a serviciilor asociate acestora”,  Adela Jansen - Director Executiv Resurse Umane, BRD - Groupe Société Générale.

Studiu de caz realizat în anul 2010 și actualizat în 2015.