31
AUG 2023
Acest tip de sistem este gata oricând să sprijine comunicarea și implementarea unor astfel de schimbări interne. Astfel, ERP și Change Management sunt concepte strâns legate în lumea afacerilor și a tehnologiei.
Ce este Change Management?
Managementul schimbării cuprinde toți pașii pe care îi fac companiile pentru a pregăti și pentru a sprijini o schimbare a fluxului intern de lucru.
Acest proces include diversele metodologii utilizate pentru optimizarea resurselor, bugetele alocate și operațiunile existente ale proiectelor. Însă, Change Management cuprinde mai mult decât proiecte. Astfel, acesta are în vedere angajații și rolurile lor, printre altele. Sprijinirea și pregătirea personalului unei afaceri pentru implementarea unor modificări la nivel intern ajută afacerea să prospere și să funcționeze în parametrii doriți.
O procedură de Change Management este amplă și se întinde pe o perioadă destul de lungă de timp, însă atunci când folosești un soft ERP totul poate fi mult mai simplu și rapid. Un sistem de planificare a resurselor întreprinderii reprezintă cheia unui Change Management de succes!
Cum contribuie ERP la procesul de Change Management?
Un sistem ERP poate ajuta procesul de Change Management al unei afaceri să fie fluid. Companiile care utilizează un software de planificare a resurselor sunt mai bine pregătite în fața tuturor provocărilor legate de accesul la date și de pierderea informațiilor în timpul unei transformări interne.
Iată patru moduri în care un software ERP poate ajuta procesul de Change Management:
1. Efectuarea de schimbări informate
Folosind instrumente de raportare dinamică, software-ul ERP indică unde trebuie făcute anumite schimbări în cadrul organizației. Accesul la rapoarte de business intelligence care cuprind activitățile tuturor departamentelor dezvăluie diverse șanse de îmbunătățire ale proceselor și de redistribuire a responsabilităților. În cazul în care compania funcționează fără un software consolidat de management al afacerii, aceste oportunități de schimbare pot fi luate în considerare, doar atunci când profitabilitatea este amenințată.
Cu software-ul ERP, schimbările pe care o firmă le inițiază sunt proactive. Eforturile de Change Management care sunt conduse de directori informați pot fi de mare succes.
2. Acces la informații
Atât pentru directorii companiei, cât și pentru membrii individuali ai echipei, accesul la informații corecte este imperativ pentru a susține eficient managementul schimbării. În timpul unei transformări interne, toți membrii companiei ar trebui să aibă acces la aceleași date.
Un sistem ERP oferă o singură sursă de adevăr pe care toți angajații o pot accesa pentru a rămâne la curent cu logistica unei schimbări la scară largă în companie. Procedând astfel, schimbarea se bazează pe claritate și transparență între directori, management și membrii echipei. O conducere cu aceste priorități stimulează încredere în întreaga companie și descurajează rezistența la schimbare.
3. Comunicare
Comunicarea corectă a modificărilor interne către toți cei afectați este necesară în scopuri logistice, dar și pentru transmiterea intenției schimbării. Fără o înțelegere a rezultatului dorit, cei afectați în cadrul companiei pot fi lipsiți de direcție.
Permiterea unui sistem ERP să faciliteze această schimbare asigură existența unor canale de comunicare deschise între toate departamentele implicate.
4. Protejarea datelor
În mijlocul transformării tale interne, datele neprotejate riscă să fie traduse greșit, duplicate sau pur și simplu pierdute. Cu software-ul ERP, orice redundanță și inexactitate a informațiilor este identificată imediat. Integrarea bazelor de date din fiecare departament printr-un sistem ERP asigură că informațiile sunt verificate și accesibile într-un spațiu protejat.
A avea un soft ERP pentru a menține acuratețea și securitatea datelor interne ale companiei, permite eforturilor de Change Management să prioritizeze implementarea modificărilor în afara preocupărilor administrative. Directorii și șefii de departamente sunt astfel mai liberi să se concentreze pe schimbările din dinamica de lucru și să păstreze convingerile de bază ale companiei pe tot parcursul transformării.
5. Creșterea puterii de schimbare
Conectarea companiei cu o soluție ERP poate sprijini inițiativele de schimbare, dezvăluind totodată oportunități de creștere viitoare. Cu soluția ERP potrivită, managementul schimbării poate fi eficient, sigur și colaborativ.
9 sfaturi pentru un Change Management de succes
Iată câteva strategii care pot ajuta în cadrul procesului de Change Management:
1. Creează un obiectiv convingător
O viziune clară asupra unui țel este baza unui management eficient al schimbării. Liderii trebuie să comunice un motiv convingător pentru schimbare, explicând modul în care aceasta se aliniază cu misiunea și valorile organizației. Această viziune ar trebui să inspire și să motiveze angajații, ajutându-i să înțeleagă beneficiile schimbării.2. Comunică deschis și frecvent
Comunicarea eficientă este esențială în perioadele de schimbare. Liderii ar trebui să ofere actualizări regulate angajaților, abordând preocupările acestora și ținându-i informați despre progresul și impactul modificărilor luate în vizor. Transparența generează încredere și reduce incertitudinea, ceea ce poate ajuta la atenuarea rezistenței și la promovarea unui mediu de lucru plăcut.3. Construiește o echipă puternică de Change Management
Managementul schimbării necesită o echipă dedicată, cu abilitățile și expertiza potrivite cu privire la acest proces.Identifică persoanele care sunt pasionate de conducerea schimbării și pune-le la conducerea acestui proces. Această echipă ar trebui să includă reprezentanți din diferite departamente în parte, pentru a asigura o înțelegere cuprinzătoare a impactului și a cerințelor schimbării.
4. Elaborează un plan de Change Management
Un plan de management al schimbării bine structurat conturează pașii și activitățile necesare pentru implementarea cu succes a modificărilor discutate. Acesta ar trebui să includă obiective clare, un calendar, alocarea resurselor și strategii pentru abordarea potențialelor riscuri și provocări. Planul ar trebui să fie suficient de flexibil pentru a permite ajustări, oferind în același timp o foaie de parcurs bine stabilit.5. Identifică și abordează rezistența
Schimbarea declanșează adesea rezistență din partea angajaților care se pot teme de necunoscut sau percep Change Management-ul ca pe o amenințare. Identifică proactiv sursele potențiale de rezistență și dezvoltă strategii pentru a le aborda. Implică angajații în procesul de schimbare, solicitându-le contribuția, oferindu-le instruire și sprijin, abordând preocupările lor cu empatie și înțelegere.6. Implică angajații
Oferă-le angajaților oportunități de a participa la procesul de luare a deciziilor, de a-și împărtăși ideile și de a contribui la inițiativa de schimbare.Încurajează colaborarea, oferă programe de formare și dezvoltare, astfel încât să îmbunătățești competențele și recompensează angajații pentru eforturile și realizările lor în timpul procesului de Change Management.
7. Oferă suport continuu
Schimbarea necesită adesea ca angajații să dobândească noi competențe sau să le adapteze pe cele existente. Oferă programe cuprinzătoare de formare pentru a te asigura că aceștia obțin cunoștințele și instrumentele de care au nevoie. Oferă suport continuu, coaching și mentorat pentru a ajuta angajații să facă tranziția în mod lin și să abordeze cu încredere orice provocare ce le apare în cale.8. Monitorizează progresul și ajustează-l
Monitorizează în mod regulat progresul inițiativei de schimbare și colectează feedback de la angajați. Evaluează dacă rezultatele dorite sunt atinse și identifică zonele care necesită ajustări sau sprijin suplimentar. Această evaluare continuă permite liderilor să ia decizii în cunoștință de cauză și să perfecționeze strategia de schimbare după cum este necesar.9. Sărbătorește succesele
Recunoaște și sărbătorește reperele și realizările de-a lungul procesului de Change Management. Recunoaște eforturile și contribuțiile persoanelor și ale echipelor care au acceptat schimbarea și au privit-o în mod pozitiv. Sărbătorirea succeselor nu numai că ridică moralul, ci întărește și valoarea schimbării și încurajează o cultură a îmbunătățirii continue.Gestionarea eficientă a schimbării organizaționale este esențială pentru succesul pe termen lung al oricărei organizații. Urmând aceste strategii, poate fi conceput un mediu de susținere, poate fi minimizată rezistența și poate fi maximizată implicarea și productivitatea angajaților în perioadele de schimbare.
Amintește-ți că schimbarea este o călătorie și, prin promovarea comunicării deschise, motivarea angajaților și adaptarea strategiilor după cum este necesar, compania poate deveni mai puternică și mai rezistentă în timp.
Change Management eficient cu soft-ul ERP potrivit
Implementarea cu succes a inițiativelor de management al schimbărilor necesită colaborare, iar cu software-ul ERP, poți eficientiza schimbările de proces cu impact asupra productivității.
Pentru a gestiona mai bine procesele de schimbare, ai în vedere pașii de mai sus, cum ar fi implicarea angajaților și creearea unei echipe de Change Management, precum și achiziționarea un software ERP.
Ia legătura cu reprezentanții TotalSoft, analizează gama de produse, cere o ofertă și ia în considerare sfatul specialiștilor, care te pot ajuta cu alegerea celui mai bun soft ERP pentru afacerea ta. Automatizarea fluxului de lucru reprezintă un pas important în lumea afacerilor de astăzi, care te poate ajuta să obții o productivitate crescută, eficiență sporită și un mediu de lucru plăcut pentru toți angajații.
Cu siguranță poți găsi toate informațiile de care ai nevoie, pentru a înțelege mai bine modul în care un soft ERP poate fi soluția potrivită pentru compania ta!