Ce este procesul de onboarding și de ce este important pentru afacerea ta?

Se spune adesea că angajații sunt cea mai importantă resursă a unui business. Pentru a asigura o retenție mai bună a personalului și pentru a le construi un mediu de lucru favorabil, trebuie să le arăți de la început cât de importanți sunt în cadrul companiei!
Procesul de recrutare, angajare și integrare a noilor angajați trebuie realizat corespunzător, pentru a atrage și a păstra membrii echipei. Orice sincopă sau problemă în procesul de onboarding poate avea consecințe de lungă durată.

Un proces de onboarding al resurselor umane ajută la stabilirea unui flux de lucru organizat, automatizează sarcinile dificile, îmbunătățește experiența de lucru și crește productivitatea, permițând profesioniștilor în resurse umane și noilor angajați să aibă satisfacție în muncă.
Dacă îi ajută pe noii angajați să se simtă ca și cum fac parte din echipă, dar și să înțeleagă mai bine modul în care rolul lor contribuie la succesul general al afacerii, atunci este un proces de onboarding reușit.

În ciuda aparențelor, procesul de angajare nu se termină după ce un angajat semnează contractul și se prezintă pentru prima zi de muncă. Procesul de onboarding este unul îndelungat și reușește să facă diferența în ceea ce privește nivelul de retenție, implicare, satisfacție și, cel mai important, productivitate ale unui nou angajat. 

Potrivit Harvard Business Review, 22% dintre companii nu au un proces de onboarding bine organizat, iar acest lucru influențează starea generală a angajaților. Cele mai inovatoare companii înțeleg că un program eficient de onboarding este atât un proces iterativ, cât și unul continuu. Extinderea acestui proces dincolo de prima lună consolidează experiența angajaților pe toată perioada de lucru.

Ce este un proces de onboarding?

Onboarding-ul este procesul de integrare a noilor angajați într-o organizație. Cele mai bune companii încep un proces de onboarding înainte de prima zi. Acest lucru permite noilor angajați să se familiarizeze cu compania, înainte de a merge la serviciu. Apoi, procesul de onboarding continuă, pe măsură ce noii angajați sunt transformați în profesioniști productivi și experimentați. 

Procesul de onboarding, înainte de prima zi de lucru, poate începe prin completarea unor documente în avans. Pe lângă economisirea de timp, trimiterea anticipată a documentelor PDF pot face angajatul să se simtă mai confortabil în companie. Dacă poate completa documentele acasă, asta lucru poate atenua anxietatea pe care o poate simți în legătură cu începerea unui nou loc de muncă.
De asemenea, asigură-te că noul angajat are un spațiu de lucru dedicat, care a fost complet pregătit înainte de venirea acestuia la birou. Companiile orientate către binele angajaților, cultivă o atmosferă de muncă prietenoasă, în care aceștia se simt în largul lor, chiar din primele momente petrecute în companie.

Pentru a-i face primirea cât mai plăcută, colegii cu vechime pot fi încurajați să lase pe biroul proaspătului angajat mesaje de bun-venit.
Unele companii oferă noilor lor angajați truse de bun venit care conțin articole utile, precum sunt agendele, pixurile și calendarele. Un astfel de cadou poate spune multe despre cultura companiei, comunicând în același timp valorile sale.
Pentru o mai mare eficiență, managerii de resurse umane pot să implementeze un soft resurse umane performant, care să ajute la integrarea noilor angajați și la instruirea acestora.

De ce este important acest proces de onboarding?

Integrarea este importantă pentru că pune în temă angajații cu noul lor rol, cu valorile companiei și cu ceea ce aceasta are de oferit. De asemenea, procesul îi face să se simtă implicați, ajutând la crearea unor oameni care sunt dedicați obiectivelor companiei și ajută la păstrarea noilor angajați, făcându-i să se simtă cât mai rapid parte din echipă.

Potrivit unui sondaj realizat de Careerbuilder și Silkroad Technology, 1 din 10 angajați au părăsit o companie din cauza unor procese slabe de onboarding, iar 37% au spus că managerul nu a jucat un rol esențial în experiența de integrare.
Fără proceduri adecvate de onboarding, productivitatea are de suferit. Această implicare redusă a angajaților costă companiile sume mari de bani, așa că este esențial să pui cât mai mult accent pe calitatea acestui proces de integrare.
Același studiu arată că, atunci când o organizație are un proces de onboarding ideal, 69% dintre angajați este probabil să rămână cel puțin 3 ani în firmă.

Care sunt beneficiile unui software de onboarding HR?

Procesul de onboarding este o parte importantă a integrării noilor angajați și implică o mulțime de componente diferite. Este ușor să ratezi un pas, mai ales atunci când angajezi mai mulți specialiști noi deodată.
Un proces dezorganizat de onboarding se poate reflecta asupra afacerii, făcând noii angajați să pună la îndoială calitatea comunicării, managementului sau cultura companiei, în general. De asemenea, poate crea bătăi de cap administrative pentru profesioniștii în resurse umane.

Implementarea software-ului de onboarding HR poate ajuta, având o gamă largă de beneficii:
●  Economisește timp și bani
După ce sistemul de onboarding este configurat, acesta automatizează întregul proces de angajare. De exemplu, e-mailurile sunt trimise în mod regulat candidaților, actualizându-le statusul de angajare. Ca rezultat, se economisește timp atât pentru HR, cât și pentru solicitanți.
Software-ul comprimă multe procese într-unul singur și accelerează procedura de integrare prin trecerea de la manual la digital. Deoarece echipa de HR se poate orienta către alte aspecte de resurse umane, pot fi economisite sume mari de bani.

●  Impact redus asupra mediului
Utilizarea software-ului de integrare a angajaților are un impact pozitiv asupra mediului. De exemplu, atunci când o companie trece de la documentele tipărite la acte digitale, nu mai trebuie păstrate grămezi de hârtii. Cu un astfel de soft, documentele sunt stocate în siguranță pe o singură platformă online, care asigură accesibilitate imediată.
Drept urmare, costurile cu tipărirea documentelor scade, iar compania produce mai puține deșeuri.

●  Minimizează riscul
Un software de onboarding colectează informații despre angajați și le validează prin surse credibile. În acest fel, factorul de risc cu care se confruntă o companie este minimizat.

●  Urmărește documentația
Sistemele de integrare ajută la ținerea evidenței documentelor digitale. Sistemul de urmărire ajută la acordarea accesului, editarea și gestionarea eficientă a actelor.

●  Garantează conformitatea
Software-ul oferă actualizări regulate ale documentelor legale, înainte de expirarea acestora.

●  Asigură responsabilitatea
Folosind software-ul, angajații devin responsabili cu privire la procesul lor de integrare. Se asigură că noii angajați citesc și înțeleg informațiile de angajare, prin verificări regulate.

●  Îmbunătățește productivitatea
Procesul de onboarding include instruirea noilor angajați cu privire la politicile companiei.
O platformă de integrare a angajaților ajută o companie să planifice și să efectueze evaluări ale competențelor. Atunci când un angajat este bine instruit și bine informat cu privire la rolurile sale în cadrul companiei, productivitatea acestuia crește.

●  Oferă precizie
Eroarea umană scade atunci când sistemul este automatizat, predominând acuratețea prelucrării datelor.

●  Uşor de utilizat
Software-ul de onboarding este ușor de utilizat. Vine cu instrucțiuni clare, ce ghidează angajații în utilizarea aplicației.
În plus, sistemul este personalizabil, permițând companiilor să adauge caracteristici esențiale pentru organizație și să le excludă pe cele mai puțin folositoare.

Ce funcții poate prezenta un soft de resurse umane?

Acum că ai înțeles ce este un software de onboarding și care sunt avantajele pe care le oferă, este timpul să te pui la curent cu funcțiile pe care le poate avea.
Acestea sunt: Un soft de onboard permite echipelor de HR să creeze o serie de e-mailuri automate cu care să întâmpine noii angajați în firmă. Această funcție ajută la dezvoltarea unor relații strânse, chiar înainte de prima zi de lucru la birou. Un soft de onboarding ajută echipa de HR să creeze documente care să poată fi completate ușor, de pe orice tip de dispozitiv. Un astfel de soft poate oferi capacitatea de semnare electronică, pentru a permite noilor angajați să semneze formulare și documente importante oriunde, oricând și de pe orice dispozitiv. Aceste funcționalități ajută la economisirea de timp, eliminarea potențialelor întrebări și frustrări și la eficientizarea procesul de semnare a actelor de angajare.   HR poate crea notificări și memento-uri personalizate ca parte a fluxului general de lucru. Acest lucru automatizează procesul și comunică clar cine este responsabil pentru ce și care este următorul pas pentru obținerea productivității în muncă.  Un soft de resurse umane este prevăzut cu un tablou de bord intuitiv, care poate oferi specialiștilor HR numeroase informații despre progresul angajaților. Oferă rapoarte detaliate prin efectuarea câtorva click-uri intuitive.

Proces de onboarding - Un pas către eficientizarea companiei tale

Procesul de integrare a angajaților este un moment critic atât pentru noii angajați, cât și pentru echipele de resurse umane. De aceea, este esențial să te asiguri că procesele de angajare se desfășoară fără probleme, astfel încât noii veniți să poată fi integrați în mod eficient în sânul organizației, iar specialiștii de resurse umane să-și poată îndeplini sarcinile în mod eficient.

O idee bună este implementarea unui software HR. După cum ai aflat în acest articol, acesta oferă numeroase beneficii și utilizări. Acesta te poate ajuta să îmbunătățești rata de retenție și relațiile cu angajații, precum și să simplifici procesul de integrare. Cu această soluție software, poți economisi timp, solicitând noilor angajați să completeze documentele necesare, înainte de a începe prima zi de lucru.
În general, software-ul de onboarding al angajaților te poate ajuta să îmbunătățești procesele de angajare și integrare, precum și să creezi un mediu de lucru prietenos și cald, în care toți angajații să se simtă confortabil.

Prin urmare, este o investiție bună care poate spori semnificativ productivitatea business-ului pe care îl conduci. Ia legătura cu reprezentanții Charisma și lasă-te ghidat în alegerea celui mai bun soft de resurse umane, care să te ajute, în mod eficient, în gestionarea proceselor de angajare și onboarding.