Costurile de implementare ale unui sistem ERP

06 NOV 2020

campaign creators pypeCEaJeZY unsplash_800x578

Sistemul ERP este utilizat de tot mai multe companii, la nivel global. Această platformă informatică este un instrument de nelipsit pentru afaceri, dat fiind faptul că permite optimizarea tuturor proceselor și organizarea generală a activității dintr-o firmă. Sistemul ERP integrează toate departamentele unei companii, automatizează multe operațiuni consumatoare de timp și asigură o mai bună colaborare între angajați. Bineînțeles, investiția într-un astfel de soft poate fi destul de mare, având în vedere toate funcțiile pe care acesta le oferă. Totuși, trebuie să știi că pe termen lung, sistemul ERP reduce costurile afacerii și îmbunătățește cifra de afaceri. Iată ce costuri implică implementarea unui sistem ERP și cum le poți controla.

Ce costuri presupune un sistem ERP?
Un sistem ERP nu este o simplă aplicație, precum cele pe care le descarci rapid pe smartphone-ul tău. Sistemul ERP este o platformă unică, complexă, care combină o varietate de aplicații sau module corespunzătoare operațiunilor diferite care au loc într-o firmă – contabilitate, salarizare, producție, vânzări, stocuri, analiză financiară etc. Tocmai de aceea, costurile nu pot fi nesemnificative, iar procesul de implementare nu poate fi chiar simplu.

Sistemul ERP implică mai multe etape de implementare, iar fiecare ridică anumite costuri:

Implementare propriu-zisă
Implementarea presupune configurarea sistemului ERP și instalarea acestuia pe dispozitivele companiei. Configurarea se efectuează în funcție de modulele pe care le soliciți și de tipul de sistem ERP ales. Instalarea poate necesita anumite tipuri de componente hardware, însă unele tipuri de ERP pot fi instalate și pe tabletă sau pe telefonul mobil. Configurarea și instalarea softului sunt realizate de către experți sau furnizori.

Factorii care influențează costurile implementării ERP sunt:

Tipul de sistem ERP;
Domeniul de activitate al firmei;
Numărul de module/aplicații pe care le soliciți, tipul și complexitatea acestora;
Numărul punctelor de lucru;
Numărul utilizatorilor softului;
Numărul de dispozitive pe care softul va fi instalat;
Regimul de implementare (achiziționare sau închiriere pe bază de abonament);
Versiunea demo (utilă pentru testarea sistemului și modificarea acestuia, dacă este cazul).

Hardware
În funcție de tipul de soft ERP ales, compania poate necesita și o serie de echipamente hardware speciale, compatibile cu softul. Sistemul ERP on-premise se instalează direct pe dispozitive și necesită un sistem de stocare propriu a datelor, o bază de date, servere și alte resurse. Toate acestea sunt costisitoare, la fel și procesul de instalare. În schimb, sistemul ERP cloud-based presupune stocarea datelor pe servere găzduite de furnizor, fiind nevoie de o conexiune stabilă la internet, ceea ce presupune costuri mult mai mici. De aceea, multe companii optează pentru acest tip de ERP.

Training
Având în vedere complexitatea unui sistem ERP, nu este tocmai simplu de utilizat la început. Angajații necesită sesiuni de training pentru a învăța să folosească toate funcțiile acestui soft. Trainingul poate fi asigurat uneori de furnizor, dar alteori poate genera costuri suplimentare.

Personalizare
Companiile sunt diferite și au nevoi diferite, ceea ce impune anumite procese proprii. Personalizarea presupune dezvoltarea unor funcții noi, la cererea clientului. Acest lucru influențează costurile totale de implementare.

Reproiectare
Trebuie să ai în vedere faptul că afacerea ta evoluează, iar la un moment dat poate fi nevoie de modificarea unor funcții sau de implementarea altor aplicații noi. Bineînțeles, acest lucru modifică și prețul total al platformei ERP.

Mentenanță
Sistemul ERP implementat poate avea nevoie, la un moment dat, de servicii de mentenanță. De asemenea, utilizatorii ar putea avea nevoie de suport tehnic. Deși acesta nu reprezintă un cost al implementării propriu-zise, trebuie să ai în vedere faptul că asistența tehnică pentru un sistem ERP poate genera costuri de 15-20% din prețul inițial al achiziției.

Actualizări
Și componenta software se poate învechi. De aceea, actualizările de software sunt esențiale. Trebuie să ai în vedere cât de des trebuie softul actualizat și dacă actualizările sunt asigurate. De asemenea, actualizările legislative sunt importante pentru modificarea automată a documentelor și datelor de facturare.

Având în vedere toate aceste aspecte de care trebuie să ții cont la implementarea unui sistem ERP, costul exact al acestuia nu poate fi estimat decât de furnizor, după o consiliere în prealabil.

Cum controlezi costurile?
Încercarea de a economisi bani pentru implementarea unui sistem ERP poate afecta calitatea și funcționarea acestuia, ceea ce creează pierderi pe termen lung pentru afacere. De aceea, trebuie să fii foarte atent, atunci când vrei să reduci costurile de implementare fără a afecta funcțiile softului. Ce trebuie să faci:

Stabilește obiective realiste – stabilește așteptări realiste și prezintă-le ca atare, pentru ca obiectivele softului să fie înțelese pe deplin de furnizori. Înțelegerea greșită a obiectivelor duce la o implementare greșită a softului, ceea ce determină costuri suplimentare inutile.
Creează un plan de proiect – află care sunt toate necesitățile firmei și consultă-te cu furnizorul, pentru a stabili cu exactitate costurile aferente fiecărei componente integrate în soft. În acest mod, știi la ce să te aștepți.
Nu elimina funcții esențiale – uneori, unele funcții pot părea inutile pentru afacerea ta, însă acest lucru nu este întotdeauna adevărat. Renunțarea la un modul care ar putea determina productivitate nu face decât să afecteze cifra de afaceri pe termen lung. Analizează cu atenție beneficiile fiecărei aplicații.
Ai răbdare – nu te grăbi să achiziționezi un sistem ERP doar pentru că ai neapărată nevoie de acesta. Cântărește foarte bine ofertele oferite de furnizori, înainte de a face alegerea finală.
Negociază – unii furnizori acceptă negocierea prețului. Acest lucru te ajută să reduci costurile, însă nu este neapărat un criteriu de alegere a furnizorului.

În concluzie, costurile de implementare a unui sistem ERP sunt influențate de mulți factori. Doar consilierea cu furnizorul te poate ajuta să estimezi bugetul necesar pentru implementarea unui astfel de soft.