Cum îți alegi furnizorul pentru un sistem ERP?

Sistemul ERP este o platformă care nu ar trebui să lipsească din nicio companie. Tot mai multe firme aleg acest instrument de gestiune a afacerii, datorită avantajelor pe care softul le aduce. Minimizarea costurilor, creșterea productivității, eliminarea erorii umane, securitatea ridicată, spațiul mare de stocare a documentelor, automatizarea tuturor operațiunilor repetitive sunt doar câteva dintre avantajele utilizării unui sistem ERP. 

Totuși, pentru un maxim de beneficii, sistemul ERP trebuie adaptat nevoilor tale. Din acest punct de vedere, nu toți furnizorii îți vor livra un soft ERP complet, care să răspundă tuturor cerințelor tale. Prin urmare, trebuie să alegi, cu atenție, de la cine achiziționezi un sistem ERP și ce facilități îți oferă. Iată cum îți alegi furnizorul de ERP.

Stabilește-ți necesitățile
Înainte de toate, este important să identifici minusurile companiei tale. Analizează modul în care funcționează aceasta în prezent. Unde este nevoie să intervii și din ce puncte de vedere, astfel încât procesul de lucru să fie îmbunătățit? Discută cu toate departamentele într-o ședință și află care sunt problemele angajaților tăi. De asemenea, solicită-le opinia în legătură cu modul în care ai putea rezolva aceste probleme cu ajutorul inteligenței artificiale. Care sunt caracteristicile care i-ar ajuta? Acordă atenție, inclusiv, micilor detalii. Spre exemplu, trimiterea notificărilor sau mailurilor către clienți nu este o operațiune complexă, însă, automatizarea acesteia poate fi de mare ajutor în eficientizarea operațiunilor. 

Sistemul ERP te poate ajuta prin diferite moduri, datorită modulelor pe care le integrează – contabilitate, relații cu clienții, facturare, salarizare, gestiune stocuri etc. Informează-te în legătură cu acest sistem și află ce aplicații te pot ajuta să îmbunătățești activitatea firmei. Ține minte că îți poți personaliza sistemul ERP în funcție de necesități.

Determină bugetul
După ce ai stabilit unde mai ai de lucrat cu afacerea ta, gândește-te la partea financiară. Câți bani ești dispus să oferi pentru un astfel de soft? Există mai multe tipuri de sisteme ERP, iar investiția diferă în funcție de fiecare tip, dar, și de fiecare furnizor. 

Dacă alegi un sistem ERP în cloud, costurile sunt mai mici. De obicei, furnizorul acordă servicii de mentenanță și nu ai nevoie de dispozitive de stocare, ci doar de conexiune la internet. Dacă alegi un sistem ERP on-premise, investiția este mult mai mare, pentru că tu ești „gazda” softului. Pentru softul on-premise, ai nevoie de specialiști care să îl implementeze și să îl întrețină. De asemenea, sunt necesare cheltuieli pentru echipamente hardware și pentru achiziționarea de servere. 

 
Filtrează furnizorii 
Furnizorul perfect pentru afacerea ta trebuie selectat în funcție de anumite criterii care te interesează. 

Asistență
Suportul tehnic este un aspect foarte important, în ceea ce privește alegerea furnizorului. Există o perioadă de garanție? Este dispus furnizorul să îți ofere servicii de mentenanță sau ar trebui să iei în considerare angajarea specialiștilor? Ți se oferă, rapid, soluții pentru problemele întâmpinate? Toate acestea sunt aspecte de care trebuie să ții cont, atunci când alegi un furnizor de ERP. Un suport tehnic deficitar din partea furnizorului îți va provoca probleme de organizare.

Training
Următorul criteriu de care trebuie să ții cont este instruirea. Află dacă furnizorul oferă training angajaților sau dacă este nevoie să te descurci singur. Ai nevoie de instruire atât pentru instalare, cât și pentru utilizare, mai ales în cazul sistemelor ERP on-premise. Sistemele în cloud sunt mai ușor de utilizat și nu necesită o instruire deosebită. 

Reputație
Părerea celorlalți utilizatori contează. Experiențele altor companii cu respectivul furnizor te pot convinge să îl alegi sau îți pot crea dubii cu privire la acesta. Cercetează review-urile clienților și află dacă printre aceștia se numără companii mari. Portofoliul de clienți Charisma este la dispoziția ta.

Cost
Costul este un criteriu important, atunci când îți alegi furnizorul. După ce ți-ai stabilit bugetul, află dacă prețul oferit de furnizor se încadrează în acesta.

Soluții 
Soluțiile ERP sau modulele din cadrul softului ERP oferite de furnizor contează foarte mult pentru afacerea ta. După ce ai stabilit ce funcții îți dorești să îndeplinească softul și căror departamente să se adreseze, află dacă furnizorul îți oferă aceste funcții. Se potrivesc soluțiile oferite de furnizor pentru afacerea ta? De asemenea, trebuie să știi dacă furnizorul permite personalizarea modulelor.

Accesibilitate
Poate fi utilizat softul de pe orice dispozitiv, inclusiv de pe mobil? În prezent, flexibilitatea este un aspect cheie pentru sistemele ERP. De asemenea, trebuie să te informezi despre numărul maxim de utilizatori care pot accesa softul simultan.
 

În concluzie, toate aceste aspecte trebuie luate în considerare atunci când selectezi furnizorul de sistem ERP. În cazul în care nu faci alegerea corectă, afacerea poate avea de suferit. Cercetează, compară și decide!