Schimbarea fluxurilor de lucru și impactul asupra angajaților

Fluxul de lucru al unei firme reprezintă ansamblul activităților care se desfășoară la nivelul companiei și ordinea lor cronologică, precum și resursele necesare pentru îndeplinirea acestora – atât resurse umane, cât și resurse materiale. Cu alte cuvinte, atunci când vorbim despre fluxuri de lucru, ne referim la întregul mod de organizare a proceselor dintr-o companie. Schimbarea fluxurilor de lucru presupune, de obicei, automatizarea unor operațiuni dintr-o firmă cu ajutorul unor componente software. Pe de altă parte, schimbarea fluxurilor de lucru poate însemna și trecerea de la un instrument digital la altul. Din multe puncte de vedere, o asemenea modificare a modului de organizare dintr-o firmă aduce beneficii, deci are un impact pozitiv asupra angajaților. Totuși, în unele cazuri poate fi vorba și de un impact negativ. 

Ce presupune automatizarea fluxurilor de lucru?

Trecerea de la o organizare clasică a fluxurilor de lucru la o organizare digitală presupune mutarea unor activități într-un soft. Un software pentru afaceri facilitează multe procese dintr-o firmă, deoarece principalul rol al acestuia este de a automatiza operațiuni repetitive și consumatoare de timp. 

Spre exemplu, se poate trece de la semnarea clasică a documentelor la semnarea electronică cu softuri aprobate prin lege. Alt exemplu este programul de salarizare care calculează automat salariile, taxele, primele și alte date contabile. Cel mai utilizat soft la nivel global este, în prezent, sistemul ERP (Enterprise Resource Planning) care integrează într-o singură platformă funcții și informații ale tuturor departamentelor.  Toate aceste softuri au scopul de a ușura activitatea angajaților și de a crește productivitatea și cifra de afaceri.  

Impact pozitiv

Schimbarea fluxurilor de lucru utilizând instrumente digitale de gestiune a afacerii aduce numeroase beneficii pentru firmă, dar și pentru angajați. Iată care sunt efectele automatizării asupra angajaților:

1. Creșterea productivității

Digitalizarea fluxurilor de lucru înseamnă că toate procesele repetitive manuale sunt realizate de inteligența artificială. Softul realizează rapid calcule, facilitează găsirea și transferul documentelor și ajută la un management mai bun al task-urilor. Toate acestea ajută la fluidizarea ritmului de lucru. Angajații vor îndeplini mai rapid sarcinile, deoarece le este mai ușor să o facă cu doar câteva click-uri. Prin urmare, productivitatea angajaților crește, la fel și rezultatele afacerii. 

2. Asigurarea flexibilității

Datorită automatizării fluxului de lucru, angajații vor putea lucra și de acasă sau vor putea opta pentru un job remote, atunci când este posibil. Acest lucru este valabil atunci când se optează pentru softuri găzduite în cloud, care pot fi accesate de pe orice dispozitiv, doar cu ajutorul conexiunii la internet. 

3. Reducerea stresului ocupațional

Stresul ocupațional este o tulburare frecventă legată de suprasolicitarea la locul de muncă, care poate afecta considerabil ritmul de lucru și, implicit, succesul afacerii. Automatizarea proceselor de lucru și asigurarea flexibilității creează un mediu de lucru mai lejer. Simplificarea unor operațiuni cu ajutorul inteligenței artificiale ușurează munca angajaților și previne stresul ocupațional.

4. Îmbunătățirea colaborării

Angajații nu trebuie să mai fugă de la un birou la altul pentru a transmite o informație sau pentru a obține semnături. În cazul softurilor care utilizează tehnologia cloud, toate operațiunile efectuate sunt vizualizate în timp real de pe toate dispozitivele. În cazul unui sistem ERP, toate departamentele sunt integrate într-o singură bază de date. Acest lucru înseamnă că un sistem digital de gestiune a afacerii creează o rețea bine pusă la punct între angajați și departamente. 

5. Îmbunătățirea preciziei

Digitalizarea anulează erorile umane. Datorită inteligenței artificiale, angajații pot fi siguri că nu produc anumite erori ce pot avea consecințe, mai ales în situațiile urgente care necesită vigilență. 

6. Îmbunătățirea deciziilor
Datorită bunei colaborări din cadrul firmei, angajații pot lua rapid decizii mult mai bune în ceea ce privește afacerea. Pe de altă parte, multe softuri au funcția de raportare,  analiză și statistică, care ajută la evaluarea activității în detaliu și în ansamblu. Această funcție ajută, de asemenea, la îmbunătățirea deciziilor.

7. Încurajarea evoluției profesionale
Având în vedere faptul că operațiunile consumatoare de timp sunt efectuate de către soft, angajații se pot focusa pe alte sarcini, și anume cele pe care doar inteligența umană le poate duce la bun sfârșit. Spre exemplu, aceștia vor putea planifica mai bine proiectele, pentru a obține cele mai bune rezultate. Astfel, angajații vor deveni mai creativi, mai inovativi și mai concentrați, ceea ce ajută la îmbunătățirea competențelor pe plan profesional. 

Impact negativ

În cazul unor persoane, tranziția de la un flux de lucru tradițional la un flux de lucru digital poate genera anxietate și stres. Deși pe termen lung automatizarea proceselor firmei ajută la reducerea stresului ocupațional, conceptul de „nou” poate genera teamă. Acest lucru se întâmplă în cazul angajaților care nu sunt obișnuiți cu inovația sau cu modificarea rutinei și cărora le lipsește încrederea de sine. Acești angajați se tem de faptul că nu se vor putea adapta la noul flux de lucru și că acest lucru le va diminua competențele și rezultatele. Angajații care experimentează această anxietate trebuie încurajați și ajutați, pentru a se putea obișnui cu noua rutină. Totuși, digitalizarea fluxurilor de lucru vine la pachet cu sesiuni de training pentru angajați.

Așadar, schimbarea fluxurilor de lucru presupune adesea trecerea de la un flux de lucru clasic la unul electronic. Într-o mare măsură, această modificare are un impact pozitiv asupra angajaților. Charisma oferă o varietate de soluții digitale de care angajații tăi au nevoie.