Registration Desk
Charisma Registration Desk este o soluție web, pe platformă Microsoft SharePoint, dedicată procesului de înregistrare și control al tuturor documentelor venite într-o organizație, precum și a celor care ies din organizație.
Beneficii:
Charisma Registration Desk sprijină activităţile de registratură prin:
Beneficii:
Charisma Registration Desk sprijină activităţile de registratură prin:
- Menţinerea registrelor electronice de intrări/ieşiri, cu alocare automată de numere;
- Înregistrarea automată a documentelor care ies din organizaţie datorită interfaţării cu aplicaţiile care le generează (Collection, CRM, Repossession sau Legal);
- Organizarea documentelor înregistrate prin clasarea lor pe tipuri de documente, locaţii, unităţi comerciale sau structură organizaţională;
- Accesul angajaţilor la propriile documente înregistrate în sistem şi câştigarea unui timp preţios pierdut altfel datorită circuitului hârtiei;
- Urmărirea parcursului intern al corespondenţei, de la colectarea şi livrarea către firma de curierat (interfeţe cu softul de curierat), până la primirea şi distribuirea internă, precum şi notificarea pe e-mail a persoanelor pentru care au intrat documente în organizaţie;
- Iniţierea de fluxuri de lucru în baza intrărilor în registratură, cu urmărirea timpilor de rezolvare.
Caracteristici:
- Toată corespondența, cu excepția e-mail-urilor, inclusiv formulare interne, memo-uri, scrisori, faxuri pot fi numerotate şi înregistrate cu ajutorul soluție Charisma Registration Desk. Mai multe fişiere de registratură pot fi definite (cu numerele de referință diferite), grupate pe tipuri de documente, locaţii, filiale sau alte structuri organizatorice.
- Charisma Registration Desk se integrează cu alte aplicaţii pentru a asocia automat numere de înregistrare acelor documente generate de aceste aplicații.
- Administrează livrarea de documente intern, urmărind fluxul de parcurgere a unui document, de la recepție și până la destinație. Folosind fluxuri de lucruri configurabile de flux de lucru, destinatarii sunt notificați automat prin e-mail atunci când primesc documentele. Utilizatorii se pot conecta în sistemul și pot marca documentele ca fiind primite.
- Soluția poate fi utilizată de departamentul de corespondenţă pentru a urmări diferite procese specifice: colectarea corespondenței interne, împachetarea ei, livrarea către firma de curierat, primirea corespondenţei, livrarea acesteia intern. Aplicația poate tipări diverse formaturi specifice de curierat şi se poate integra soluțiile software de curierar pentru a automatiza prelucrarea datelor.
